Na konci měsíce chce majitel vědět, jak měsíc dopadl, a účetní potřebuje čísla k DPH. Obojí dřív znamenalo projít několik stránek statistik. V ProfiRESTu teď každý 1. den v měsíci přijde e-mailem PDF s celým uplynulým měsícem provozovny a stejný přehled najdete v administraci za kterýkoli uzavřený měsíc. Článek shrnuje, co v přehledu je, komu chodí a na co si dát pozor.
Co je nové
V administraci přibyla stránka Statistiky › Měsíční přehledy. Na jedné stránce ukáže celý uplynulý měsíc provozovny: tržby po dnech a hodinách, platby a DPH, kanály prodeje, produkty, zaměstnance, kuchyni, rozvoz, zákazníky, sklad a podklad pro účetní. Tlačítkem Stáhnout PDF z něj uděláte dokument A4 o nejvýš 12 stranách. A každý 1. den v měsíci od 2:00 v noci systém přehled za minulý měsíc připraví a pošle e-mailem sám.
Co v přehledu najdete
Přehled má šest částí. Části, které provozovna nepoužívá (třeba kuchyňské displeje, rozvoz, docházku nebo sklad), se vynechají.
| Část | Co obsahuje |
|---|---|
| Souhrn a postřehy | Tržba s DPH a bez DPH, počet účtů, průměrný účet, výnos podle receptur, spropitné, slevy, storna a odpracované hodiny se změnou proti minulému měsíci. Pod tím až šest vybraných postřehů, například nejsilnější den nebo neprodané produkty. |
| Tržby po dnech a kdy se prodává | Každý den proti stejnému dni v týdnu o čtyři týdny dřív, průběh měsíce proti minulému měsíci a loňsku, mapa den × hodina, špičky, stoly a podíl na místě, s sebou a rozvoz. |
| Platby, DPH a pokladna | Způsoby platby (karta při převzetí zvlášť), spropitné podle obsluhy, rekapitulace DPH po sazbách, nejvyšší uzávěrky a pohyb hotovosti v pokladní knize. |
| Kanály, slevy a storna | Tržba podle kanálu (pokladna, e-shop, kiosek, objednávka od stolu, Wolt, Bolt a další), akce a slevové kódy, ruční slevy obsluhy, dárkové vouchery a nejvyšší storna. |
| Produkty a zaměstnanci | Patnáct nejprodávanějších produktů s marží, když máte receptury, kategorie, ABC analýza, produkty, které se přestaly prodávat, prodej podle obsluhy, docházka a mzdy podle hodinové sazby. |
| Kuchyně, rozvoz, zákazníci, sklad | Doba přípravy z kuchyňských displejů, zóny rozvozu s kurýry, noví a vracející se zákazníci, spotřeba, naskladnění, inventury a nákupy podle dodavatele. Na konci vývoj za 12 měsíců a tabulka pro účetní. |
Komu e-mail chodí
Nic se nezapíná. E-mail s PDF dostane každá provozovna, která v měsíci něco prodala, a to:
- na e-mail účtu, tedy registrační e-mail majitele,
- v kopii na e-maily pro účetní dokumenty z Nastavení,
- v kopii na e-mail účetní ze stránky Podklady pro účetní, když je vyplněný.
Každá provozovna dostane vlastní e-mail se svým PDF. Měsíc bez tržby se neposílá. Zablokované účty, smazané provozovny a provozovny bez zaplacené licence v daném měsíci přehled nedostanou. Přehledy se počítají po dávkách, aby nezpomalily provoz, takže e-maily odcházejí postupně v řádu desítek minut. Když se 1. v měsíci něco nepovede, systém to zkouší znovu až do 10. dne.
Nový účet první měsíc nic neuvidí
Přehled za aktuální měsíc vznikne až 1. dne následujícího měsíce. V záložkách jsou jen uzavřené měsíce od registrace účtu, u později založené provozovny od jejího založení.
Jak se čísla počítají
Přehled používá stejná pravidla jako Statistiky: zaplacené účty podle data zaplacení, tržba včetně DPH a dopravy, storno se odečte v den storna. Rekapitulace DPH se počítá stejně jako rozpis na účtence a export do Pohody. Úhrada dárkovým voucherem není tržba, protože DPH se odvedla při prodeji voucheru. Některá čísla se ukážou jen tehdy, když jsou data dost úplná:
- Výnos podle receptur jen tehdy, když produkty s recepturou a nákupními cenami surovin dělají aspoň 70 % tržby za produkty.
- Mzdy a náklady na práci jen tehdy, když hodinovou sazbu má aspoň 80 % odpracovaných hodin.
- Sklad v korunách jen tehdy, když skladové položky mají nákupní ceny; jinak přehled ukáže počty a množství a napíše, co doplnit.
- Spropitné zapisuje nová pokladna a platební terminál, ze starší pokladny se neukládá.
- Doba přípravy se měří od přijetí objednávky na kuchyňský displej po poslední odbavení ve výrobě, předobjednávky se neměří.
Uzavřený měsíc se spočítá jednou a uloží. Když se objednávky zpětně opraví, například stornem, majitel může tlačítkem Přepočítat přehled spočítat znovu z aktuálních dat. Už odeslaný e-mail se tím nemění.
Pro koho to je
Pro majitele, kteří nechtějí každý měsíc skládat čísla z několika stránek, a pro účetní, kterým přehled přijde v kopii i s rekapitulací DPH. Kdo má víc provozoven, dostane za každou zvláštní PDF a může je porovnat. Přehled je dobrý start pro měsíční poradu: postřehy na první straně ukážou, kam se podívat, a podrobné části odpoví proč.
Kde to najdete
Stránka je v administraci v sekci Statistiky › Měsíční přehledy a potřebuje oprávnění Reporty a statistiky. Podrobnosti popisuje kapitola nápovědy Měsíční přehledy. Kam vyplnit e-mail účetní a co jí poslat k přehledu, vysvětluje kapitola Podklady pro účetní. Ostatní statistiky ukazuje stránka Statistiky a které týdenní ukazatele má smysl sledovat, rozebírá článek Statistiky restaurace: která čísla sledovat každý týden.
Co udělat teď: zkontrolujte, že máte v Nastavení správný e-mail účtu a e-mail pro účetní dokumenty, a doplňte nákupní ceny surovin a hodinové sazby, ať přehled ukáže i marži a náklady na práci. Pak otevřete poslední uzavřený měsíc a projděte si postřehy.