Každá rezervace obsahuje osobní údaje: jméno, telefon, často e-mail a někdy i informaci o alergii. Ochrana osobních údajů se tak týká i restaurace, která má rezervace v sešitu, natož v systému. Článek popisuje, jaké údaje rezervace v ProfiRESTu ukládají, odkud se berou, kdo je vidí a na co myslet při jejich správě. Není to právní poradenství; výklad pro váš provoz vám dá odborník na ochranu osobních údajů.
Jaké údaje rezervace ukládá
| Údaj | Odkud a k čemu |
|---|---|
| Jméno, telefon, e-mail | Zadá host online, nebo obsluha při rezervaci po telefonu. Slouží k potvrzení, připomínce a ke spojení s hostem. |
| Přání hosta | Co host napíše k rezervaci (dětská židlička, oslava). |
| Interní poznámka | Píše obsluha; host ji nevidí. |
| Štítky | Narozeniny, VIP, alergie. Vidí je obsluha i v dalších rezervacích téhož hosta. |
| Odkud rezervace přišla | Online, telefon, osobně a podobně. |
| Záloha | Výše, stav platby a vrácení. Platí se přes platební bránu e-shopu, údaje o kartě zadává host u brány. |
| Historie změn | Kdo co kdy s rezervací udělal: majitel, obsluha, host, systém. |
| Hodnocení po návštěvě | Hvězdičky a komentář, pokud hodnocení zapnete a host ho vyplní. |
K tomu čekací listina (jméno, telefon, počet osob, poznámka) a hlídání uvolnění místa, kde host nechá e-mail a rozmezí, kdy by chtěl přijít. Obojí je krátkodobé: čekací listina platí pro jeden den a druhý den začíná prázdná, hlídání se týká nejvýš tří dnů v provozovně a den, který uplynul, se přestane hlídat sám.
Co se s údaji děje dál
- E-maily: potvrzení, připomínky a změny posílá systém hostovi jménem provozovny. Host, který rezervoval v angličtině, je dostává anglicky.
- SMS: připomínka rezervace a zpráva z čekací listiny jdou jen na české mobilní číslo a platí se z kreditu.
- Kalendář: host si může rezervaci přidat do svého kalendáře; to je jeho volba.
- Záloha: platbu kartou zpracovává platební brána vašeho e-shopu (GoPay nebo Teya), se kterou máte vlastní smlouvu. V detailu rezervace vidíte stav platby a vrácení.
- Hodnocení: pokud ho zapnete, host dostane po návštěvě e-mail s prosbou o hodnocení. Nespokojené hodnocení přijde provozovně e-mailem i s kontaktem na hosta.
Historie hosta napříč provozovnami
V detailu rezervace je řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení, kolikrát zrušil, kolik má dalších rezervací, kdy byl naposledy a štítky z dřívějších rezervací. Host se pozná podle telefonu nebo e-mailu napříč všemi provozovnami účtu. Pro provoz je to užitečné; z pohledu ochrany údajů to znamená, že informace zapsaná v jedné provozovně je vidět i v ostatních provozovnách stejného účtu u lidí, kteří tam mají přístup k rezervacím.
Souhlas a informace pro hosta
Host, který rezervuje online, před odesláním potvrdí souhlas se zpracováním údajů; bez toho rezervaci neodešle. E-maily k rezervaci posílá systém jménem provozovny a host odpovědí píše na e-mail vašeho účtu. Obecně je dobré mít na webu srozumitelnou informaci, kdo údaje zpracovává, k čemu a jak dlouho je uchováváte, a odkazovat na ni u formuláře rezervací.
U rezervací po telefonu host souhlas online nepotvrzuje. Obecná zásada je zapisovat jen to, co k rezervaci potřebujete. Telefon a jméno ano, rodné číslo nebo adresu ne.
Alergie a citlivé poznámky
Štítek alergie je pro kuchyň důležitý, ale jde o údaj o zdraví hosta. Obecně se doporučuje zapisovat jen to, co kuchyň opravdu potřebuje vědět („bez lepku“), ne diagnózy a podrobnosti. Totéž platí pro interní poznámky. Pište je tak, aby vám nevadilo, kdyby si je host přečetl, i když je host nevidí. Jak s takovými údaji zacházet z právního pohledu, konzultujte s odborníkem.
Kdo údaje vidí
- Kniha rezervací: majitel a zaměstnanci s oprávněním Rezervace (nebo Plný přístup), a to jen v provozovnách, kde ho mají. Patří sem i odkaz k zaplacení zálohy, její odpuštění a potvrzení vrácení.
- Nastavení rezervací: oprávnění Nastavení restaurace.
- Připojené aplikace: aplikace připojená přes API v2 vidí jen provozovny a oprávnění, které jste jí povolili. V událostech, které aplikace dostávají, kontakty hosta ani interní poznámka nejsou.
Každá změna rezervace se zapisuje do Historie změn v jejím detailu: kdo co kdy udělal. Když potřebujete zjistit, kdo rezervaci upravil nebo zrušil, nemusíte se ptát celé směny. Obecná zásada pro odchod zaměstnance: odeberte mu oprávnění hned, ne až při příští kontrole. Kdo už u vás nepracuje, nemá mít přístup ke kontaktům hostů.
Oprávnění nastavíte v kartě zaměstnance; přehled všech práv ukazuje kapitola Přihlášení, role a oprávnění. Dávejte je jen lidem, kteří s rezervacemi skutečně pracují.
Papír a export jsou mimo systém
Tisk pro obsluhu vytiskne rezervace dne s telefony hostů a Stáhnout pro Excel uloží rezervace období do tabulky s kontakty, poznámkami a štítky. Jakmile údaje opustí systém, odpovídáte za ně vy: vytištěný seznam po směně skartujte a soubory nenechávejte ve sdílených složkách.
Jak dlouho údaje uchovávat a co při žádosti hosta
Nápověda k rezervacím automatické mazání ani anonymizaci starých rezervací nepopisuje. Dobu, po kterou údaje o rezervacích potřebujete, si proto stanovte sami, třeba v interní směrnici, a počítejte s tím, že historie hosta a Přehled pracují právě se staršími rezervacemi.
Pro databázi zákazníků z objednávek má administrace tlačítko pro trvalé smazání zákazníka; co smaže a co zůstane, popisuje kapitola Databáze zákazníků. Postup pro výmaz údajů hosta z rezervací kapitola o rezervacích nepopisuje. Když vás host požádá o výpis nebo výmaz údajů z rezervací, obraťte se na podporu ProfiRESTu (každý den 10–21) a domluvte postup.
Praktické zásady
- Zapisujte jen údaje, které k rezervaci potřebujete.
- Alergie a poznámky formulujte stručně a věcně.
- Oprávnění Rezervace dávejte jen lidem, kteří ho potřebují, a jen v jejich provozovnách.
- Vytištěné seznamy a exporty likvidujte.
- Mějte na webu informaci o zpracování údajů a stanovenou dobu uchování.
- Žádost hosta o výmaz nebo výpis vyřiďte včas a postup si zapište.
Jak rezervace fungují, popisuje kapitola Rezervace stolů a služeb.