# GDPR a údaje hostů v rezervacích: co se ukládá a kdo to vidí Jméno, telefon, e-mail, štítky, alergie a historie návštěv. Jaké údaje rezervace ukládají, odkud se berou, kdo je v administraci vidí, co s tiskem a exportem a jak řešit žádost hosta. Obecně, bez právního poradenství. Každá rezervace obsahuje osobní údaje: jméno, telefon, často e-mail a někdy i informaci o alergii. Ochrana osobních údajů se tak týká i restaurace, která má rezervace v sešitu, natož v systému. Článek popisuje, jaké údaje rezervace v ProfiRESTu ukládají, odkud se berou, kdo je vidí a na co myslet při jejich správě. Není to právní poradenství; výklad pro váš provoz vám dá odborník na ochranu osobních údajů. ## Jaké údaje rezervace ukládá | Údaj | Odkud a k čemu | | Jméno, telefon, e-mail | Zadá host online, nebo obsluha při rezervaci po telefonu. Slouží k potvrzení, připomínce a ke spojení s hostem. | | Přání hosta | Co host napíše k rezervaci (dětská židlička, oslava). | | Interní poznámka | Píše obsluha; host ji nevidí. | | Štítky | Narozeniny, VIP, alergie. Vidí je obsluha i v dalších rezervacích téhož hosta. | | Odkud rezervace přišla | Online, telefon, osobně a podobně. | | Záloha | Výše, stav platby a vrácení. Platí se přes platební bránu e-shopu, údaje o kartě zadává host u brány. | | Historie změn | Kdo co kdy s rezervací udělal: majitel, obsluha, host, systém. | | Hodnocení po návštěvě | Hvězdičky a komentář, pokud hodnocení zapnete a host ho vyplní. | K tomu čekací listina (jméno, telefon, počet osob, poznámka) a hlídání uvolnění místa, kde host nechá e-mail a rozmezí, kdy by chtěl přijít. Obojí je krátkodobé: čekací listina platí pro jeden den a druhý den začíná prázdná, hlídání se týká nejvýš tří dnů v provozovně a den, který uplynul, se přestane hlídat sám. ### Co se s údaji děje dál - **E-maily**: potvrzení, připomínky a změny posílá systém hostovi jménem provozovny. Host, který rezervoval v angličtině, je dostává anglicky. - **SMS**: připomínka rezervace a zpráva z čekací listiny jdou jen na české mobilní číslo a platí se z kreditu. - **Kalendář**: host si může rezervaci přidat do svého kalendáře; to je jeho volba. - **Záloha**: platbu kartou zpracovává platební brána vašeho e-shopu (GoPay nebo Teya), se kterou máte vlastní smlouvu. V detailu rezervace vidíte stav platby a vrácení. - **Hodnocení**: pokud ho zapnete, host dostane po návštěvě e-mail s prosbou o hodnocení. Nespokojené hodnocení přijde provozovně e-mailem i s kontaktem na hosta. ## Historie hosta napříč provozovnami V detailu rezervace je řádek **Dříve**: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení, kolikrát zrušil, kolik má dalších rezervací, kdy byl naposledy a štítky z dřívějších rezervací. Host se pozná podle telefonu nebo e-mailu napříč všemi provozovnami účtu. Pro provoz je to užitečné; z pohledu ochrany údajů to znamená, že informace zapsaná v jedné provozovně je vidět i v ostatních provozovnách stejného účtu u lidí, kteří tam mají přístup k rezervacím. ## Souhlas a informace pro hosta Host, který rezervuje online, před odesláním potvrdí souhlas se zpracováním údajů; bez toho rezervaci neodešle. E-maily k rezervaci posílá systém jménem provozovny a host odpovědí píše na e-mail vašeho účtu. Obecně je dobré mít na webu srozumitelnou informaci, kdo údaje zpracovává, k čemu a jak dlouho je uchováváte, a odkazovat na ni u formuláře rezervací. U rezervací po telefonu host souhlas online nepotvrzuje. Obecná zásada je zapisovat jen to, co k rezervaci potřebujete. Telefon a jméno ano, rodné číslo nebo adresu ne. ## Alergie a citlivé poznámky Štítek alergie je pro kuchyň důležitý, ale jde o údaj o zdraví hosta. Obecně se doporučuje zapisovat jen to, co kuchyň opravdu potřebuje vědět („bez lepku“), ne diagnózy a podrobnosti. Totéž platí pro interní poznámky. Pište je tak, aby vám nevadilo, kdyby si je host přečetl, i když je host nevidí. Jak s takovými údaji zacházet z právního pohledu, konzultujte s odborníkem. ## Kdo údaje vidí - **Kniha rezervací**: majitel a zaměstnanci s oprávněním **Rezervace** (nebo Plný přístup), a to jen v provozovnách, kde ho mají. Patří sem i odkaz k zaplacení zálohy, její odpuštění a potvrzení vrácení. - **Nastavení rezervací**: oprávnění Nastavení restaurace. - **Připojené aplikace**: aplikace připojená přes API v2 vidí jen provozovny a oprávnění, které jste jí povolili. V událostech, které aplikace dostávají, kontakty hosta ani interní poznámka nejsou. Každá změna rezervace se zapisuje do **Historie změn** v jejím detailu: kdo co kdy udělal. Když potřebujete zjistit, kdo rezervaci upravil nebo zrušil, nemusíte se ptát celé směny. Obecná zásada pro odchod zaměstnance: odeberte mu oprávnění hned, ne až při příští kontrole. Kdo už u vás nepracuje, nemá mít přístup ke kontaktům hostů. Oprávnění nastavíte v kartě zaměstnance; přehled všech práv ukazuje kapitola [Přihlášení, role a oprávnění](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/opravneni#matice). Dávejte je jen lidem, kteří s rezervacemi skutečně pracují. ### Papír a export jsou mimo systém *Tisk pro obsluhu* vytiskne rezervace dne s telefony hostů a *Stáhnout pro Excel* uloží rezervace období do tabulky s kontakty, poznámkami a štítky. Jakmile údaje opustí systém, odpovídáte za ně vy: vytištěný seznam po směně skartujte a soubory nenechávejte ve sdílených složkách. ## Jak dlouho údaje uchovávat a co při žádosti hosta Nápověda k rezervacím automatické mazání ani anonymizaci starých rezervací nepopisuje. Dobu, po kterou údaje o rezervacích potřebujete, si proto stanovte sami, třeba v interní směrnici, a počítejte s tím, že historie hosta a Přehled pracují právě se staršími rezervacemi. Pro databázi zákazníků z objednávek má administrace tlačítko pro trvalé smazání zákazníka; co smaže a co zůstane, popisuje kapitola [Databáze zákazníků](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/zakaznici#gdpr). Postup pro výmaz údajů hosta z rezervací kapitola o rezervacích nepopisuje. Když vás host požádá o výpis nebo výmaz údajů z rezervací, obraťte se na podporu ProfiRESTu (každý den 10–21) a domluvte postup. ## Praktické zásady - Zapisujte jen údaje, které k rezervaci potřebujete. - Alergie a poznámky formulujte stručně a věcně. - Oprávnění Rezervace dávejte jen lidem, kteří ho potřebují, a jen v jejich provozovnách. - Vytištěné seznamy a exporty likvidujte. - Mějte na webu informaci o zpracování údajů a stanovenou dobu uchování. - Žádost hosta o výmaz nebo výpis vyřiďte včas a postup si zapište. Jak rezervace fungují, popisuje kapitola [Rezervace stolů a služeb](https://www.mujprofirest.cz/help/rezervace/kniha#host). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/gdpr-a-udaje-hostu-v-rezervacich (ProfiREST, 2026-11-05)