Rozpis směn v tabulce funguje, dokud má provoz pět lidí a nikdo nemění směny. Pak začnou potíže: kdo přišel pozdě, kdo zůstal déle, kolik hodin má kdo za měsíc a kolik to bude stát. Docházkový systém stojí na jednoduchém principu plán versus skutečnost. Naplánujete směny, lidé si na tabletu píchnou příchod a odchod a systém obojí porovná. Tento průvodce ukazuje, co si nastavit, aby z toho vycházela použitelná čísla.
Proč tabulky přestanou stačit
Tabulka má plán. Nemá skutečnost. Příchody a odchody v ní buď chybí, nebo je někdo přepisuje z papíru. Tolerance, přestávky a přesčasy se řeší v hlavě vedoucího a na konci měsíce se dohadují. Účetní dostane čísla, která nikdo nedokáže obhájit.
Docházkový systém dává tři věci navíc: skutečné časy na minutu, pravidla zapsaná dopředu a stejná pro všechny, a report, který se počítá z obojího. Rozdíly mezi plánem a skutečností vidíte hned, ne za měsíc.
Plán versus skutečnost
Rozpis je tabulka: řádky jsou lidé, sloupce dny. V políčku vidíte naplánovanou směnu a pod ní tenký proužek s tím, co člověk opravdu napíchal. Zelený proužek znamená příchod a odchod v toleranci, červený odchylku od plánu, žlutý přesčas, který čeká na schválení, modrý záznam bez odchodu.
Lidé jsou rozdělení do sekcí (bar, kuchyň, obsluha, rozvoz). U každé sekce zadáte, kolik lidí má být na směně, případně jinak pro každý den v týdnu. Rozpis pak ukáže obsazenost jako 2/3 a podstav zčervená. Pod tabulkou je odhad mzdových nákladů z plánovaných směn a hodinových sazeb, takže už při plánování vidíte, jestli si víkendovou posilu můžete dovolit.
Co nastavit před prvním měsícem
Pravidla platí pro celou provozovnu stejně. Všechna pole mají výchozí hodnotu, ale vyplatí se je projít:
| Pravidlo | Co rozhoduje |
|---|---|
| Přestávky | Odečítají se napíchané pauzy. Volitelně i zákonná přestávka (výchozí 30 minut po 6 hodinách), i když ji nikdo nezapíše. Krátké pauzy do 15 minut mohou být placené. |
| Tolerance | O kolik se smí skutečnost lišit od plánu, výchozí 15 minut. Symetrická zarovná na plán i pozdní příchod; jednosměrná jen ve prospěch zaměstnavatele. Rozdíl 13 minut za den představuje za měsíc u celého týmu znatelnou částku. |
| Přesčasy | Tři režimy: započítat automaticky, nechat schválit manažerem nebo ořezat na plán. Pro provozy, kde chcete mít přesčasy pod kontrolou, je rozumná střední cesta. |
| Zaokrouhlení | Na minuty, na desetiny hodiny nebo na čtvrthodiny, podle toho, s čím pracuje účetní. |
| Fond | Měsíční norma, výchozí 160 hodin. Proti ní se počítá saldo. Sekce může mít vlastní fond, třeba pro zkrácené úvazky. |
| Absence | Kolik hodin má den dovolené nebo nemoci (výchozí 8) a jestli se počítají víkendy a svátky. |
Pravidla měňte od začátku měsíce
Report nemá uzávěrku. Počítá se vždy z aktuálních záznamů, nastavení a sazeb, takže změna pravidel nebo sazby může přepsat i minulé měsíce. Než něco změníte, stáhněte si report za předchozí měsíc do Excelu a vytiskněte pásky.
Terminál na tabletu
Terminál je webová stránka na tabletu v zázemí. Nic se neinstaluje. Tablet jednou připojíte kódem k provozovně a dál pracuje jen pro ni. Zaměstnanec zadá PIN nebo přiloží čip ke čtečce a vybere, co chce zapsat: příchod, přestávku, konec přestávky nebo odchod. Terminál zná jeho stav a nabídne jen to, co dává smysl.
Když vypadne internet, píchnutí se uloží v tabletu i se skutečným časem a odešle se, jakmile je síť zpátky. Je to nouzové řešení a provozovna ho může zakázat. Kdo zapomene zapsat odchod, má záznam otevřený; do mzdy se nepočítá, dokud odchod nedoplníte v rozpisu.
Žádosti o volno a měsíční report
O dovolenou, volno nebo nemoc žádá zaměstnanec přímo na terminálu. Vedoucí žádost schválí nebo zamítne v administraci a absence se zapíše do rozpisu. Zaměstnanec na terminálu vidí i své nejbližší směny.
Na konci měsíce report sečte odpracované hodiny po pauzách, stropu a zaokrouhlení, hodiny dovolené, nemoci a neplaceného volna, saldo proti fondu a hrubou mzdu z hodinové sazby. Export do Excelu a tisk pásek s místem na podpis jsou podklad pro účetní. Není to mzdový systém: příplatky za noční a svátky, odvody ani srážky nepočítá.
Kolik to stojí a jak začít
V ProfiRESTu docházku odemyká licence provozovny podle tarifu; zda ji váš tarif obsahuje, ukáže přehled Docházka a licence v administraci. Platí se 30 Kč měsíčně za každého člověka vedeného v docházce; připojené tablety se neplatí. Dvanáct lidí v docházce tedy stojí 360 Kč měsíčně navíc k licenci provozovny. Kdo se v docházce vede, přepíná majitel na kartě zaměstnance pro každou provozovnu zvlášť, takže brigádníka po sezóně z docházky vyřadíte a přestane se účtovat.
Doporučené pořadí: zapněte docházku lidem, kterých se týká, založte sekce, přiřaďte do nich lidi, nastavte pravidla, připojte tablet a zkontrolujte hodinové sazby. Bez sazby vyjde odhad mzdy nulový.
Jak to řeší ProfiREST
Docházka jsou součástí administrace ProfiREST. Pravidla přestávek, tolerance, přesčasů, zaokrouhlení a fondu nastavíte podle kapitoly Nastavení a pravidla, rozpis a sekce popisuje Plánovač směn a sekce a tablet u vchodu Docházkový terminál.
- Graf tržeb podle hodin v statistikách si porovnejte s rozpisem směn. Uvidíte, kdy máte na směně víc lidí, než odpovídá tržbě.
- Stejný PIN používá zaměstnanec na pokladně, v kuchyňském systému i na terminálu. Karty zaměstnanců jsou společné pro celý účet, docházka se zapíná po provozovnách.
- Tablet s terminálem se připojuje kódem jako každé jiné zařízení a odpojuje ve Správě PC / zařízení.
- Cena je v ceníku. Vyzkoušet ji můžete po registraci v týdnu zdarma pro první provozovnu, v tarifu, který docházku obsahuje.