Dárkový voucher je pro podnik dobrý obchod: peníze přijdou dopředu a obdarovaný často přivede další hosty. Papírové poukazy s ručně psanou částkou ale nikdo spolehlivě neeviduje a nikdo neví, kolik jich je v oběhu. V ProfiRESTu má každý voucher vlastní kód, začne platit až prodejem a jeho zůstatek, platnost i historii vidíte v administraci. Návod ukazuje celý život voucheru od tisku po uplatnění.
Jak voucher žije
Voucher má pevnou hodnotu, třeba 500 Kč na útratu, a kód o šesti znacích, tištěný jako 7KX-M4P. Kódy nepoužívají znaky, které se pletou (0, O, 1, I, L), a jsou unikátní v celém systému. Při hledání nezáleží na velikosti písmen ani na pomlčce.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Připravený k prodeji | Vytištěný, ale neprodaný. Nelze ho uplatnit a platnost neběží. Vytištěné kusy na baru tedy nejsou peníze. |
| Prodaný, platný | Zákazník ho zaplatil, platnost se počítá ode dne prodeje. |
| Vyčerpaný | Celá hodnota je uplatněná. |
| Propadlý | Skončila platnost dřív, než se vyčerpal. Nevyčerpaná částka propadá. |
| Zablokovaný | Ztracený, ukradený nebo chybně vytištěný kus. Nelze ho prodat ani uplatnit. |
Založení série
Vouchery zakládá majitel nebo zaměstnanec s Plným přístupem v Produkty a sklady › Vouchery. Formulář Nová série má pět kroků:
- Návrh a místo pro kód. Nahrajete obrázek voucheru (JPG nebo PNG) a přetáhnete na něj místo, kam se vytiskne kód. Návrh lze převzít i z jiné série.
- Hodnota a počet. Hodnota v korunách a počet kusů, najednou 1 až 2 000, později lze přidat další.
- Platnost od prodeje. Bez omezení, 3 nebo 6 měsíců, 1 až 3 roky, nebo vlastní počet dní, měsíců či let. Věta o platnosti se vytiskne pod kód.
- Kde voucher platí. Provozovny, ve kterých bude možné voucher prodat a uplatnit.
- Jak se čerpá. Najednou (spotřebuje se celá hodnota, zbytek propadá), nebo postupně (uplatní se jen útrata a zbytek zůstane na příště).
Hodnota, platnost a způsob čerpání se u hotové série už nemění, protože mohou být vytištěné. Pro jinou hodnotu založíte novou sérii, nejrychleji odkazem nová série podle této. Série se tiskne z PDF: buď každý voucher na vlastní stránku pro tiskárnu, která ořezává, nebo víc kusů na A4 k rozřezání. Než vytisknete celou sérii, vytiskněte si jeden kus na zkoušku.
Prodej a přijetí na pokladně
Pokladna pro Android umí voucher prodat i přijmout jako platbu. Každý kód ověřuje server, takže vouchery na pokladně fungují jen s internetem.
- Prodej. Na účtu klepnete na dlaždici Prodat voucher, opíšete kód z vytištěného voucheru a zvolíte cenu: hodnotu voucheru, jinou cenu (třeba při akci), nebo zdarma. Voucher se prodá a začne platit až zaplacením účtu. Za jinou cenu i zdarma má voucher plnou hodnotu.
- Platba voucherem. Na obrazovce placení klepnete na Voucher, opíšete kód a panel ukáže zůstatek, způsob čerpání a platnost. U čerpání najednou předem napíše, kolik propadne. Zbytek účtu host doplatí v hotovosti nebo kartou.
- Účet s voucherem se platí celý. Má-li voucher pokrýt útratu jen jednoho hosta, přesuňte jeho položky na samostatný účet a voucher uplatněte tam.
Na účtence je prodej voucheru se sazbou DPH 0 % a pod ní blok pro obdarovaného s kódem, hodnotou a platností. Při platbě voucherem je na účtence odečtená částka a kolik na voucheru zbývá. V uzávěrce nemá platba voucherem vlastní řádek, počítá se jen doplatek; prodeje a uplatnění ukazují statistiky voucherů.
Prodej i uplatnění lze zapsat i ručně v administraci v detailu voucheru tlačítky Zapsat prodej a Zapsat uplatnění, třeba když voucher prodáváte mimo pokladnu. O nové sérii se pokladna dozví při přihlášení PINem, proto se po založení série odhlaste a přihlaste nejdřív na hlavní pokladně.
Vouchery v e-shopu
Máte-li e-shop, může vouchery prodávat i přijímat; obojí se zapíná zvlášť v hlavním nastavení e-shopu. Voucher se v e-shopu platí jen online kartou. Kód vznikne po zaplacení a odejde SMS nebo e-mailem jako PDF, kupujícímu nebo rovnou obdarovanému, i k vybranému datu a s věnováním. Kromě sérií můžete nabídnout i vlastní částku a slevu na vouchery v e-shopu.
Kupující může od nákupu odstoupit do 14 dnů. Vrácení prodeje z e-shopu kód hned zneplatní, peníze ale vracíte vy, v administraci platební brány nebo převodem.
Platnost, propadnutí a nevyužité vouchery
Statistiky na stránce Vouchery ukazují za zvolené období, kolik se prodalo, kolik se uplatnilo a kolik propadlo, a k dnešku, kolik je v oběhu a kolik vyprší do 30 dnů. Tabulka po provozovnách ukáže i to, kolik se v jedné provozovně uplatnilo z voucherů prodaných v jiné. Všechny pohyby lze stáhnout do Excelu.
Co s vouchery, které propadají, je obchodní rozhodnutí. Systém vám dává tyto nástroje:
- Změnit platnost u prodaného voucheru, i propadlého, když chcete zákazníkovi vyjít vstříc. Do historie se zapíše původní i nová platnost a důvod.
- Zablokovat ztracený voucher s důvodem. Náhradu vydáte tak, že u nového voucheru zapíšete prodej za 0 Kč a do poznámky napíšete, za který kód je.
- Pozastavit prodej série, když se ztratil balík vytištěných voucherů nebo akce skončila. Už prodané kusy lze uplatnit dál.
- Vrátit poslední uplatnění, když se účet stornoval nebo se uplatnění zapsalo omylem.
Kódy jsou jako peníze
Neprodaný voucher uplatnit nelze, prodaný ano, a kdo zná jeho kód, může ho zkusit použít dřív než zákazník. PDF a tabulku kódů dávejte jen tiskárně, které věříte. Při placení v e-shopu se navíc nedá zjistit, které kódy existují: neznámý i neprodaný kód dostane stejnou hlášku.
DPH a účetnictví
Prodej voucheru DPH nepodléhá; DPH z jídla a pití se odvede až při uplatnění, kdy se jídlo počítá v plné ceně. Do Pohody a Money S3 se prodeje a uplatnění dostanou exportem jako položky mimo DPH. Pro evidenci tržeb EET 2.0 od roku 2027 se prodej voucheru eviduje jako platba určená k pozdějšímu čerpání a platba voucherem jako čerpání, aby se tržba nezapočítala dvakrát. Jak s vouchery zacházet v účetnictví firmy, si potvrďte se svou účetní.
Co udělat teď
Založte první sérii s malým počtem kusů, vytiskněte jeden voucher na zkoušku a projděte prodej i uplatnění na pokladně. Pokladna vouchery prodává a přijímá od verze 29.9.293 a jen s internetem, starší verzi aplikace nejdřív aktualizujte. Podrobný postup najdete v kapitolách nápovědy Dárkové vouchery (administrace) a Dárkové vouchery na pokladně, prodej v e-shopu v kapitole Hlavní nastavení e-shopu. Celou pokladnu si prohlédnete na stránce Pokladna.