Dárkový voucher je pro restauraci zajímavý produkt: peníze přijdou předem a host se vrátí, často s někým dalším. Z pohledu účetnictví ale voucher není běžná tržba. Mezi prodejem a uplatněním mohou uběhnout měsíce, část hodnoty propadne a platit se jím dá v jiné provozovně, než kde se prodal. Tento článek neřeší, jak voucher navrhnout a prodat (to popisuje článek Dárkové vouchery: jak je prodávat a přijímat), ale co systém o voucherech eviduje a co s tím probrat s účetní.
Voucher má hodnotu až po prodeji
Vouchery vznikají v administraci po sériích. Každý má unikátní šestimístný kód a začne platit až prodejem. Vytištěné kusy za barem tedy nejsou peníze a jejich ztráta neznamená ztrátu hodnoty, stačí pozastavit prodej série. U každého voucheru systém vede stav: připravený k prodeji, prodaný a platný, vyčerpaný, propadlý, zablokovaný a u e-shopu i vrácený prodej.
- Platnost se počítá ode dne prodeje: bez omezení, 3 nebo 6 měsíců, 1 až 3 roky, nebo vlastní počet dní, měsíců či let. Věta o platnosti se vytiskne pod kód.
- Čerpání je buď najednou (co host neutratí, propadne), nebo postupně (zbytek zůstane na voucheru na příště).
- Prodejní cena může být nižší než hodnota (při akci), nebo nulová (při daru). Zůstatek voucheru je vždy jeho plná hodnota, do statistik se ale počítá, kolik skutečně přišlo.
Hodnota, platnost a způsob čerpání se u hotové série už nemění, protože mohou být vytištěné na papíře. Jiné podmínky nastavíte jen novou sérií.
DPH: jak systém voucher počítá
ProfiREST pracuje s vouchery v pevné hodnotě na libovolnou útratu. Takový voucher je podle zákona o DPH víceúčelový poukaz: jeho prodej DPH nepodléhá a daň se odvádí až z jídla a pití, když se voucherem platí, a to z plné ceny. Podle toho systém tiskne účtenky i počítá rozpis DPH:
| Situace | Co je na účtence |
|---|---|
| Prodej voucheru | Položka Dárkový voucher se sazbou 0 % a větou „Voucher nepodléhá DPH“. Sleva na celý účet ani doprava se na ni nerozpočítávají. |
| Platba voucherem | Voucher není položka. Jídlo a pití jsou v plné ceně a rozpis DPH je jen z nich; pod celkem je odečtená částka voucheru a co zbývá doplatit. |
| Storno účtu s voucherem | Vráceno na voucher a zbytek vrácený zákazníkovi. |
Hranice 10 000 Kč pro zjednodušený daňový doklad se u účtu placeného voucherem posuzuje podle plné ceny. Do Pohody a Money S3 jdou prodeje i uplatnění exportem jako položky mimo DPH. Pokud byste chtěli prodávat poukaz na konkrétní jídlo nebo službu, daňové posouzení proberte s účetní předem; systém je stavěný na vouchery v hodnotě.
Tržba, uzávěrka a evidence tržeb
- Uzávěrka. Platba voucherem nemá v uzávěrce vlastní řádek, počítá se jen doplatek. Prodaný voucher spadá do řádku „Z toho Bar“; jídlo zaplacené voucherem se počítá v plné ceně. Účet zaplacený celý voucherem se v pokladně zapíše jako hotovost 0 Kč.
- EET 2.0. Prodej voucheru se eviduje jako platba určená k pozdějšímu čerpání a platba voucherem jako čerpání. Tržba se tak nezapočítá dvakrát.
- Pokladní kniha počítá hotovost za účtenky bez části zaplacené voucherem.
- Faktura vystavená ProfiRESTem uvede část zaplacenou voucherem jako uhrazenou.
Co sledovat a co předat účetní
Statistiky na stránce Vouchery mají volitelné období a u účtu s více provozovnami i výběr provozovny:
| Údaj | Proč na něm záleží |
|---|---|
| Prodáno | Kolik peněz za vouchery skutečně přišlo, ne jejich hodnota. Vrácený prodej se odečte v měsíci vrácení. |
| Uplatněno | Kolik zákazníci vouchery v období zaplatili a kolikrát. |
| Propadlo | Nevyčerpané zůstatky voucherů, kterým v období skončila platnost. |
| V oběhu (k dnešku) | Zůstatky prodaných, platných a nezablokovaných voucherů, které mohou zákazníci ještě uplatnit. Nezávisí na zvoleném období. |
| Vyprší do 30 dnů | Prodané vouchery, kterým do 30 dnů skončí platnost, a jejich nevyčerpaná částka. |
| Uplatnění z jiných provozoven | Kolik se v provozovně B uplatnilo z voucherů prodaných v provozovně A. Podklad pro vyrovnání mezi provozovnami. |
Tlačítko Pohyby do Excelu stáhne všechny prodeje, uplatnění a vrácení za období: datum, druh pohybu, kód, sérii, částku, DPH 0 %, provozovnu, kdo pohyb zapsal a odkud a u pokladny číslo účtenky. Tento soubor posílejte účetní každý měsíc spolu s ostatními podklady. Proberte s ní hlavně tři otázky: jak účtovat přijaté peníze za vouchery, co s propadlými zůstatky a jak vyrovnávat provozovny, které jsou různé firmy.
Vrácení, ztráta a e-shop
- Vrácení prodeje je možné jen u voucheru, ze kterého se nic neuplatnilo. Ve statistikách se odečte v den vrácení.
- Nákup v e-shopu může kupující do 14 dnů vrátit. Vrácení prodeje z e-shopu kód hned zneplatní a voucher zůstane natrvalo zablokovaný, protože kód zákazník zná.
- Ztracený voucher najdete podle kódu a zablokujete s důvodem. Náhradu vydáte prodejem nového voucheru za 0 Kč s poznámkou, za který kód je.
- Propadlý voucher můžete zákazníkovi prodloužit; do historie se zapíše původní i nová platnost a důvod.
Peníze vracíte vy
Vrácení prodeje z e-shopu zneplatní kód, ale peníze zákazníkovi neodešle. Cenu mu vraťte v administraci platební brány nebo převodem a tržbu opravte stornem položky Dárkový voucher v detailu objednávky. S vouchery přitom smějí pracovat jen majitel a zaměstnanci s plným přístupem, protože kódy jsou jako peníze.
Co udělat teď
- Než vytisknete první sérii, proberte s účetní DPH a zaúčtování voucherů.
- Zvolte platnost a provozovny, kde bude série platit. Popis je v kapitole Dárkové vouchery.
- Ukažte obsluze prodej a platbu voucherem v pokladně pro Android podle kapitoly Dárkové vouchery na pokladně.
- Každý měsíc stáhněte pohyby do Excelu a pošlete je účetní spolu s exportem do Pohody nebo Money S3.
- Jednou za měsíc se podívejte na řádky V oběhu a Vyprší do 30 dnů.
Článek shrnuje obecné zásady a chování systému, nejde o daňovou ani právní radu.