Bar a wellness jsou v hotelu místa, kde hosté utrácejí nejraději a kde se útrata nejčastěji ztrácí. Na baru se večer píše na pokoj ve spěchu, ve wellness se masáž rezervuje telefonem a platí až při odjezdu, pokud si na ni někdo vzpomene. Tento návod ukazuje, jak mít útratu z baru a wellness pod kontrolou: od rezervace procedury přes zápis na pokoj až po zaplacení celého účtu pokoje při odjezdu.
Bar: útrata na pokoj pozdě večer
Na baru se útrata na pokoj píše nejčastěji a s nejmenší kontrolou. Je pozdě, je plno a barman nechce hosta zdržovat. Několik obecných pravidel, která se v ubytovacích provozech osvědčují:
- Jméno a pokoj, ne jen číslo. „Na dvanáctku“ nestačí. Barman se zeptá na jméno a porovná ho s tím, kdo na pokoji bydlí.
- Útrata hned, ne na konci večera. Každá runda se zapíše na pokoj ve chvíli, kdy ji host objedná. Sčítání na papírku a přepis při zavírání je nejčastější zdroj chyb.
- Strop pro útratu na pokoj. Nad určitou částku barman hosta požádá o zaplacení na místě. Chrání to vás i hosta před nepříjemným překvapením při odjezdu.
- Skupiny zvlášť. U svatby nebo firemní akce se předem domluvte, co jde na společný účet a co platí každý sám.
- Noční služba podle stejných pravidel. Když bar zavře a host si ještě něco objedná na recepci, platí pro zápis na pokoj totéž co na baru.
- Uzávěrka baru před odjezdy. Večerní útrata musí být na účtech pokojů dřív, než ráno začnou odjezdy.
Wellness: rezervace procedury
Ve wellness je útrata vázaná na čas a na konkrétního člověka: masáž trvá hodinu, potom terapeut potřebuje čas na přípravu a masážní lůžko je jen jedno. Proto se tu vyplatí rezervace, která to všechno hlídá. V ProfiRESTu ji nabízí řada Rezervace jako rezervaci služby u zaměstnance. Služba (kapitola Rezervace stolů a služeb) má tyto údaje:
| Údaj | K čemu ve wellness |
|---|---|
| Délka | Jak dlouho procedura trvá. |
| Příprava po službě | Minuty po masáži, kdy terapeut ještě nemá volno: úklid, převlečení lůžka. |
| Cena | Ukáže se hostovi a počítá se z ní záloha. |
| Nejvíc osob najednou | Párová masáž pro dva. |
| Místnost nebo zařízení | Masážní lůžko nebo jiné zařízení, kterého je málo. Službu lze rezervovat, jen když je volný terapeut i zařízení. |
| Kdo službu dělá | Terapeuti, kteří proceduru umějí. Host si vybere konkrétního, nebo nechá „kohokoli“. |
Stejná pole se hodí i na pronájem privátní sauny nebo vířivky na hodinu: služba s délkou, cenou, časem na úklid po ní a jedním zařízením, které nelze rezervovat dvakrát najednou.
Systém nabídne jen časy v pracovní době terapeuta. Pracovní dobu převezmete ze směn v docházce a schválená dovolená nebo nemoc termíny zablokuje sama. Rezervace služeb jsou doplněk licence a licence určuje, u kolika pracovníků je lze nabízet.
Ceny pro ubytované a pro veřejnost
Obecná praxe: wellness otevřené i lidem zvenku mívá dvě ceny, nižší pro ubytované a vyšší pro veřejnost, nebo balíček pobytu s procedurou. Rozhodněte předem, jak to bude u vás, a napište to do ceníku srozumitelně. Host, který při odjezdu zjistí, že masáž stála víc, než čekal, si to zapamatuje déle než samotnou masáž. U balíčků si ujasněte, co je v ceně pobytu a co se platí zvlášť na účet pokoje.
Na účet pokoje
V řadě Ubytování můžete na účet pokoje zapsat útratu z restaurace, baru i wellness. Pokladna baru nebo restaurace zapíše útratu ubytovaného hosta přímo na jeho pokoj. Wellness, masáž nebo parkování přidá recepce jako službu z ceníku služeb k pobytu, nebo je host má v pobytovém balíčku. Barman ani terapeut tedy útratu nikam nepřepisují a recepce při odjezdu vidí celou částku.
Z pohledu provozu to znamená tři věci:
- Bar markuje na pokladně stejně jako restaurace, jen útratu ubytovaného hosta zapíše na jeho pokoj.
- Ve wellness obsluha načte QR kód hosta čtečkou v telefonu nebo tabletu a hned vidí, jestli má host vstup na účtu pokoje. Host, který chce platit hned, zaplatí na místě kartou nebo v hotovosti jako kdekoli jinde.
- Při odjezdu host zaplatí celý účet pokoje najednou, s rozpisem ubytování, restaurace, baru a služeb. Účet k tisku je rozpis pro hosta, ne daňový doklad: platbu kartou nebo v hotovosti markujete v pokladně a od 1. 1. 2027 ji v EET 2.0 eviduje server ProfiRESTu. Platba fakturou se neeviduje.
Záloha za proceduru a vyúčtování
U rezervace služby můžete chtít zálohu, a to jako procento z ceny služby, zaokrouhlené na celé koruny; nula znamená celou cenu předem. Host ji platí kartou přes platební bránu e-shopu, GoPay nebo Teyu. Když host zruší pozdě nebo nepřijde, záloha podle vašich pravidel propadne. Stálému hostovi nebo tomu, kdo zaplatí na místě, můžete zálohu v detailu rezervace odpustit; rezervace pak platí bez ní.
Zálohu za proceduru při odjezdu odečtěte
Zaplacenou zálohu za proceduru vidíte v detailu rezervace služby. Pokladna ji zatím při placení účtu sama neuplatní: při odjezdu ji od útraty odečtěte a s účetní se domluvte, jak přijatou zálohu vést. Záloha za pobyt z online rezervace pokoje je jiný případ, ta se na účet pokoje zapíše sama.
Když host útratu rozporuje
Spor o útratu z baru nebo wellness se vyřeší nejrychleji, když máte k dispozici rozpis: co, kdy a kdo zapsal. Obecně platí, že host, který dostane rozpis položek s časem, se dohaduje méně než host, který vidí jen součet.
V ProfiRESTu po každém zásahu do útraty zůstává stopa. Storno nic nemaže; podle toho, co a kde se stornuje, vznikne záznam o stornu položky nebo protiobjednávka se zápornými částkami. Časová osa akcí ukazuje akce z pokladny se zaměstnancem a časem a storna jsou vidět i v detailu uzávěrky. Podrobnosti popisuje kapitola Placení a účtenky.
Obecná rada: když host útratu rozporuje a částka je malá, často se vyplatí ji odpustit a příště zpřísnit pravidla zápisu. Hádka u recepčního pultu stojí víc než jeden nápoj.
Co udělat teď
Domluvte s barem a wellness tři pravidla: ověřovat jméno, zapisovat útratu hned a mít strop pro psaní na pokoj. Pak si sepište procedury ve wellness s délkou, přípravou a cenou; to je základ pro rezervace služeb. Jak to spojit s účtem pokoje, ukazuje řada Ubytování.