Druhá pobočka by neměla znamenat druhý systém, druhé přihlašování a druhé zadávání celé nabídky. V ProfiRESTu jsou všechny provozovny pod jedním účtem: nabídku a lidi zadáte jednou, každá pobočka má přitom vlastní pokladny, sklad, uzávěrky a čísla. Průvodce ukazuje, co je společné, co patří pobočce a jak nastavit práva, převody zboží a přehledy za celou firmu.
Účet, provozovna a licence
Účet jste vy jako zákazník ProfiRESTu. Má jednoho majitele, jedno přihlašovací jméno a heslo a pod ním může být víc provozoven. Provozovna je jedna pobočka. Každá má vlastní licenci a tarif, takže hlavní restaurace může mít tarif Profi s kuchyňským systémem a e-shopem a malá kavárna Essential. Cena je za provozovnu a měsíc, bez procent z obratu. Novou provozovnu registruje jen majitel účtu.
Téměř všechno v administraci platí pro tu provozovnu, kterou máte zvolenou v levém menu nebo v horní liště. Přepnutím se změní statistiky, sklad, objednávky, nastavení provozovny i oprávnění zaměstnance, který je přihlášený.
Co je společné a co patří pobočce
| Společné pro celý účet | Vede se po provozovnách |
|---|---|
| Sortimenty, kategorie a produkty (k pobočkám se připínají) | Pokladny, kuchyňské displeje a další zařízení |
| Karty zaměstnanců | Oprávnění zaměstnanců, docházka a plánovač směn |
| Databáze zákazníků | Sklad, zásoby a inventury |
| Záznam akcí v administraci | Objednávky, uzávěrky a statistiky |
| Certifikát pro evidenci tržeb EET 2.0 | Číslo evidenční jednotky, mapa stolů, nastavení provozovny |
Jedna nabídka pro víc poboček
Sortiment je skupina kategorií, kterou připínáte k provozovnám. Jeden sortiment může používat víc poboček, takže nabídku zadáte jednou a změna ceny nebo názvu se projeví všude. V úpravě sortimentu jsou v části Kde se nabízí štítky všech provozoven najednou, není nutné se mezi nimi přepínat. Pozor na nejčastější zádrhel u nové pobočky: bez připnutého sortimentu zůstane pokladna prázdná.
- Jiná cena na pobočce. U produktu jsou speciální ceny pro jednotlivé provozovny. Pobočka na náměstí může prodávat dráž než ta na sídlišti. Speciální cena platí pro pokladnu, kuchyňský systém i e-shop pobočky. Při změně výchozí ceny ani při hromadném přecenění se ale nemění, u poboček se speciální cenou ji upravte ručně.
- Produkt, který jedna pobočka nemá. Když jedna provozovna nemá pec na pizzu nebo rozvoz, nemusíte zakládat druhý sortiment. Produkt v ní skryjete po kanálech (pokladna, kuchyň, e-shop), celou kategorii hromadnou úpravou.
- Výrobní stanoviště. Stanoviště v kuchyni patří vždy jedné provozovně, proto se u produktu se sdíleným sortimentem nastavuje pro každou provozovnu zvlášť: formulář produktu má řádek za každou z nich. V provozovně, kde produktu stanoviště nenastavíte, se jeho položky na žádné stanoviště nedostanou.
Zaměstnanci na víc pobočkách
Karta zaměstnance je jedna pro celý účet a k pobočkám se jen přiřazuje. Oprávnění se ale ukládají zvlášť ke každé provozovně. Stejný člověk tak může být na jedné pobočce běžný číšník a na druhé vedoucí s přístupem ke skladu. Zaměstnanec v administraci vidí jen pobočky, ke kterým je přiřazený, a při přepnutí pobočky se mu podle jejích oprávnění překreslí i menu.
- Limit počtu zaměstnanců určuje licence každé pobočky zvlášť. Člověk pracující na třech provozovnách zabírá místo na každé z nich.
- Docházka se zapíná pro každou provozovnu zvlášť. Kdo pracuje na dvou pobočkách, může se vést v docházce jen na jedné; když ho vedete na obou, počítá se do licence docházky u každé z nich.
- Správa zaměstnanců je citlivé oprávnění: kdo ho má, upraví kartu kteréhokoli zaměstnance celého účtu, nejen své pobočky. Dávejte ho jen lidem, kterým svěříte údaje ostatních.
Sklad a převody mezi pobočkami
Každá provozovna vede vlastní stav skladu. Když na jedné pobočce dojde maso a na druhé ho máte navíc, použijte Přeskladnění v Produkty a sklady › Skladové zásoby. Zdrojem je vždy provozovna, kterou máte zvolenou, cíl vyberete v poli DO provozovny, načtete skladové položky a vyplníte množství. Systém zapíše odpis i příjem najednou a oba pohyby jsou pak dohledatelné v historii skladu.
Přeskladnění potřebuje aspoň dvě provozovny se zaplacenou licencí a oprávnění Sklad. Formulář vás nezastaví, když by převod snížil zdrojový sklad pod nulu, jen pole zvýrazní červeně. Převod se nezapisuje do výdajů provozovny, promítne se ale do stavu skladu k datu.
Zaveďte to jako pravidlo
Domluvte s vedoucími, že každá výpomoc mezi pobočkami se zapisuje jako přeskladnění, i kdyby šlo o jednu bednu piva. Ruční pohyb na dvou místech se snadno zapíše jen napůl a při inventuře pak jedna pobočka vykazuje manko a druhá přebytek.
Čísla za pobočky i za celou firmu
Statistiky, uzávěrky, prodej položek i měsíční přehledy se počítají pro provozovnu zvolenou v levém menu. Pro srovnání poboček mezi nimi přepínejte. Měsíční přehled s tržbami, platbami, produkty a zaměstnanci navíc přijde každý 1. den v měsíci e-mailem jako PDF.
Přiznání k DPH se ale podává za firmu, ne za provozovnu. Proto má Přehled účetnictví přepínač Celý účet, který sečte všechny provozovny: pohledávky, závazky, stav pokladen, prodej, náklady z přijatých faktur a DPH po sazbách. Pod tím je tabulka s každou provozovnou zvlášť. Zaměstnanec s oprávněním Účetnictví v ní vidí jen provozovny, kde toto oprávnění má.
Kuchyně a zařízení
- Zařízení se vždy přiřadí k provozovně, kterou máte při zakládání zvolenou, a objednávky z něj patří jí.
- Do webového kuchyňského systému se přihlašuje jménem účtu a heslem kuchyně, podle hesla se pozná pobočka. Každá pobočka proto potřebuje jiné heslo.
- Pokud vaří jedna centrální kuchyně pro víc poboček, nastavíte u provozovny přesměrování řízení výroby do jiné provozovny. Objednávky, které posílá pokladna do kuchyně, se pak objeví v kuchyňském systému vybrané provozovny. Kuchyňský systém musí mít obě provozovny.
Co udělat teď
Než založíte druhou pobočku, rozmyslete, která nabídka bude společná a kde se ceny liší, a kteří lidé budou pracovat na obou místech. V ceníku si spočítejte tarif pro každou provozovnu zvlášť. Podrobnosti najdete v kapitolách nápovědy Přihlášení, role a oprávnění a Převody mezi provozovnami, sklad a receptury na stránce Sklady a receptury.