Rezervační systém je jen tak dobrý, jak dobře ví, kolik lidí se ke kterému stolu vejde a jak dlouho tam budou sedět. Když to nastavíte podle skutečnosti, nepřeplníte sál, velké stoly zůstanou pro velké skupiny a obsluha nebude ve čtvrt na osm vymýšlet, kam posadit osm lidí. Návod ukazuje, jak v ProfiRESTu nastavit kapacitu stolů, spojování, dobu obsazení a místnosti a co smí obsluha udělat navíc.
Odkud se stoly berou
Rezervace nemají vlastní seznam stolů. Berou si je z Mapy provozovny, tedy ze stejného půdorysu, který používá pokladna. Podnik v ní rozdělíte na místnosti (salonek, zahrádka, bar, patro) a do každé rozmístíte stoly s vlastními názvy. Mapu musí obsahovat licence provozovny; v ceníku je mapa stolů od tarifu Master. Rezervační systém je pak doplněk licence, který zapnete při registraci provozovny nebo později v Rezervace › Nastavení.
Názvy stolů se nesmějí opakovat v celé provozovně. Pojmenujte je tak, jak jim říká personál: „Zahrádka 1“, „Salonek velký“, „Okno 3“. Stejné názvy pak uvidíte v Knize rezervací, na pokladně i ve Sledování baru, takže nikdo nic nepřekládá.
Kapacita stolu: osob od – do
V Rezervace › Nastavení v části Stoly vidíte stoly z mapy seřazené po místnostech. U každého zadáte, pro kolik hostů je: rozmezí osob od – do. Stůl s nulou míst se nerezervuje vůbec, což se hodí pro barové židle nebo venkovní sezení mimo sezónu.
Spodní hranice má stejnou váhu jako horní. Šestimístný stůl nastavený „od 1“ může dostat dvojice, která by se vešla jinam, a pak chybí pro rodinu, která zavolá o hodinu později. Obecně se osvědčuje dát spodní hranici zhruba na polovinu míst.
| Stůl | Osob od – do | Proč |
|---|---|---|
| Bar 1 až Bar 6 | 0 | Barové židle necháváte pro hosty z ulice. |
| Okno 1, Okno 2 | 1–2 | Dvojky u okna jsou nejžádanější, aby je nezabrala větší skupina. |
| Sál 1 až Sál 6 | 2–4 | Běžné čtyřky. |
| Rohový stůl | 4–6 | Pro rodiny, dvojice ho nedostanou. |
| Salonek velký | 8–12 | Firemní večeře a oslavy. |
Spojování stolů pro větší skupiny
Stoly, které se v provozu opravdu sesouvají, označíte stejným písmenem v poli Spojit ve skupině, třeba A. Pro větší skupinu pak systém spojí nejvýš tři stoly jedné skupiny.
Pořadí je dané: když obsluha nechá stůl na volbě Vybrat automaticky (a online vždy), systém nejdřív hledá nejmenší volný stůl, ke kterému se skupina vejde. Teprve když žádný samostatný stůl nestačí, spojí stoly jedné skupiny. Velké stoly tak zůstanou pro velké skupiny a spojování přijde na řadu, až když je opravdu potřeba.
Skupinu dávejte jen stolům, které stojí vedle sebe a dají se přisunout bez stěhování půlky sálu. Dva stoly na opačných koncích místnosti se stejným písmenem systém klidně spojí a obsluha pak skupinu rozdělí. V Knize rezervací může obsluha vybrat stoly i ručně, jeden nebo víc najednou.
Jak dlouho stůl patří rezervaci
Kapacita není jen počet židlí, ale i čas. V části Pravidla nastavíte dobu u stolu podle počtu osob. Výchozí řádky jsou do 2 osob 90 minut, do 4 osob 120 minut a pro víc osob 150 minut. Pro skupinu větší, než pokrývá poslední řádek, platí doba z posledního řádku. K tomu patří úklid stolu po odchodu (výchozí 15 minut), po který zůstane stůl obsazený i po konci rezervace.
Příklad: čtyři hosté s rezervací na 18:00 drží stůl do 20:00 a dalších 15 minut se uklízí. Další rezervaci na stejný stůl systém nabídne od 20:15, pokud nabízíte časy po čtvrthodinách. Když hosté odejdou dřív a obsluha rezervaci označí Odešli, stůl se uvolní hned.
U jednotlivé rezervace lze dobu přepsat polem Délka (min), třeba když si někdo objedná oslavu na čtyři hodiny. Prázdné pole znamená délku podle pravidel. Při úpravě rezervace délka zůstává, dokud ji nezměníte; změníte-li jen počet osob, přepočítá se podle pravidel.
Doby nastavte podle provozu, ne podle odhadu
Obecná rada: podívejte se, jak dlouho jsou otevřené účty u stolů v běžný večer. Když dvojice reálně sedí hodinu a půl a čtveřice přes dvě hodiny, výchozí hodnoty odpovídají. Kratší doby vám přidají jednu rezervaci za večer, ale hosté pak čekají u dveří na stůl, který ještě není volný.
Místnosti a zóny: salonek, terasa, zahrádka
Zóny v rezervacích odpovídají místnostem z mapy. Kniha rezervací ukazuje časovou osu po stolech seskupenou po místnostech a pohled Mapa obarví stoly podle stavu ve zvolený čas: volný, brzy přijdou, rezervovaný, u stolu.
Online si host stůl ani místnost nevybírá; dostane nejmenší vhodný volný stůl. Které stoly se online nabízejí, řídíte přepínačem Nabízet hostům online u každého stolu. Vypnutý stůl systém online nenabídne, obsluha ho v Knize rezervací obsadí normálně. Hodí se to pro salonek, který chcete domlouvat po telefonu, nebo pro terasu, o které rozhoduje počasí. Když terasa mimo sezónu není vůbec, dejte jejím stolům nula míst.
Na jednorázové uzavření stolu slouží Blokace stolu v nové rezervaci: vyberete stůl, čas a délku, důvod je nepovinný. Na časové ose je blokace šrafovaná a nepočítá se do hostů dne ani do přehledu.
Co smí obsluha a co web
O kapacitě rozhoduje vždy server, ne obrazovka. Když dva lidé, třeba obsluha u telefonu a host online, chtějí stejný stůl ve stejnou chvíli, dostane ho jen ten první a druhému systém řekne, že je obsazeno.
Obsluha má navíc jednu možnost, kterou host online nemá. Když stůl v danou dobu volný není, rezervace je mimo otevírací dobu, na zavřený den nebo by překročila tempo příchodů, systém ji neuloží a řekne proč. Obsluha ji pak může zapsat tlačítkem Přesto uložit, třeba když ví, že dřívější host odchází. Online stránka tuto volbu nenabízí, takže web kapacitu nikdy nepřekročí.
Hosté, kteří přijdou bez rezervace, se zapisují režimem Host bez rezervace: začátek je teď a rezervace je rovnou u stolu. Otevírací doba ani tempo příchodů tu neplatí, stůl ale musí být volný.
Co udělat teď
- Projděte Mapu provozovny: odpovídají místnosti a názvy stolů skutečnosti?
- V Rezervace › Nastavení vyplňte u každého stolu osob od – do. Barové a sezónní stoly nastavte na nulu.
- Stolům, které se sesouvají, dejte stejné písmeno skupiny.
- Upravte doby u stolu podle počtu osob a úklid po odchodu.
- Vypněte online u stolů, které chcete domlouvat jen telefonem.
- Zadejte v Knize rezervací pár zkušebních rezervací různé velikosti a podívejte se, který stůl systém vybere.
Popis všech polí najdete v kapitole Rezervace stolů a služeb, přehled celé řady na stránce Rezervace.