Když host odešle online rezervaci, máte dvě možnosti: potvrdit ji hned, pokud je volno, nebo ji nechat čekat, až se na ni podívá někdo z provozovny. Obojí má své místo. Automatické potvrzení šetří práci a hosta potěší okamžitou odpovědí, ruční vám dá kontrolu nad tím, koho a kam posadíte. Návod vysvětluje, jak obě možnosti v ProfiRESTu fungují a kdy kterou zvolit.
Kde se to nastavuje
V Rezervace › Nastavení v části Online je pole Potvrzení se dvěma hodnotami:
| Volba | Co se stane s online rezervací |
|---|---|
| Hned, když je volno | Host dostane potvrzení okamžitě. Rezervace je v Knize rezervací rovnou potvrzená. |
| Potvrzuje obsluha | Rezervace čeká v Knize rezervací ve stavu Čeká na potvrzení. Host dostane e-mail, že jste rezervaci přijali, a další e-mail, až ji potvrdíte nebo odmítnete. |
Při ručním potvrzování nastavíte i pole Nepotvrzená propadne po: za kolik minut nepotvrzená rezervace propadne. Výchozí hodnota je 120 minut. Propadlá rezervace uvolní místo sama a host o tom dostane e-mail.
Volba se týká jen rezervací, které hosté udělají sami online. Rezervace, které zapíše obsluha v Knize rezervací, ruční potvrzení nepotřebují.
Jak vypadá ruční potvrzování v praxi
- Host odešle rezervaci a dostane e-mail „rezervaci jsme přijali“ s odkazem na svou stránku rezervace.
- Vám přijde e-mail o nové online rezervaci.
- V Knize rezervací řádek se souhrnem dne ukazuje, kolik rezervací čeká na potvrzení; odkaz je rovnou vyfiltruje. V pohledu Seznam je filtr Čekají na potvrzení a tlačítko Potvrdit přímo v řádku.
- Rezervaci potvrdíte, nebo odmítnete. Důvod odmítnutí uvidí host v e-mailu, napište ho proto slušně a konkrétně, třeba „v tu dobu máme uzavřenou společnost, ve 20:30 je volno“.
- Když nikdo nezareaguje do lhůty, rezervace propadne a místo se uvolní.
Když se do knihy dívá víc lidí
Kapacitu i stav rezervace hlídá server. Když dva lidé otevřou stejnou rezervaci a jeden ji mezitím potvrdí nebo změní, úprava toho druhého se neuloží a stránka se načte znovu s aktuálním stavem. Kdo rezervaci potvrdil nebo odmítl a kdy, najdete v detailu v Historii změn. Hodí se to, když se host ptá, proč mu přišlo odmítnutí, nebo když chcete vědět, jak rychle směna na online rezervace reaguje.
Potvrzovat smí majitel a zaměstnanci s oprávněním Rezervace, a to jen v provozovnách, kde ho mají. Kdo potvrzuje, nastavíte v oprávněních zaměstnance.
Kdy zvolit automatické potvrzení
- Máte dobře nastavená pravidla. Kapacita stolů, doby u stolu a tempo příchodů odpovídají skutečnosti, takže systém nenabídne nic, co nezvládnete.
- Nikdo nesleduje e-maily průběžně. Rezervace, která čeká dvě hodiny a pak propadne, je horší než žádná. Host, který v deset večer rezervuje na zítřek, dostane odpověď hned.
- Chcete hostům co nejmenší překážku. Okamžité potvrzení je obecně to, co host od online rezervace čeká.
Obavu, že vám automatické potvrzení přivede hosty, na které nejste připravení, řeší pole Nejdřív za: hodnota 60 znamená, že host může rezervovat nejdřív za hodinu. Pole Nejdéle dní dopředu zase zabrání rezervacím na termíny, o kterých ještě nevíte, jestli budete mít otevřeno.
Na velké skupiny přitom nemusíte rezignovat. Pole Největší skupina online určí, od kolika osob stránka místo formuláře nabídne telefon provozovny. Stoly, o kterých chcete rozhodovat sami, třeba salonek, vypnete pro online volbou Nabízet hostům online.
Kdy zvolit ruční potvrzování
- Kapacita se často mění. Uzavřené společnosti, akce, sezónní zahrádka, kterou ráno otevřete jen za hezkého počasí.
- Chcete hosty rozsazovat sami, třeba stálé hosty k jejich oblíbenému stolu.
- Rezervací je málo a potvrzení je pro vás příležitost k osobnímu kontaktu.
Lhůtu nastavte podle toho, kdy se do knihy díváte
Lhůta na potvrzení běží i v noci a o volných dnech. Když rezervace přijde ve 22:00 a lhůta je 120 minut, propadne o půlnoci, pokud ji do té doby nikdo nepotvrdí. Pokud Knihu rezervací kontrolujete jen ráno a večer, zvolte lhůtu delší, nebo zvažte automatické potvrzení.
Příklady nastavení
Ilustrační kombinace, jak volby v části Online spolu pracují. Čísla si upravte podle svého provozu.
| Provoz | Potvrzení | Další pole |
|---|---|---|
| Bistro s rychlou obměnou stolů | Hned, když je volno | Nejdřív za 30 minut, největší skupina online 6 osob |
| Restaurace s večerním provozem | Hned, když je volno | Nejdřív za 120 minut, salonek vypnutý pro online |
| Malý podnik s pevným menu | Potvrzuje obsluha | Propadne po 240 minutách, největší skupina online 4 osoby |
| Kadeřnictví | Hned, když je volno | Barvení jen pro obsluhu, ostatní služby online |
U ručního potvrzování myslete i na to, co host mezitím dělá. Dostal e-mail, že jste rezervaci přijali, ale ještě neví, jestli platí. Obecně platí, že čím déle čeká, tím spíš si mezitím zarezervuje jinde. Krátká odezva je proto důležitější než dlouhá lhůta.
Když rezervaci odmítáte, nabídněte v důvodu náhradu: jiný čas, jiný den nebo telefon na domluvu. Host, který dostane jen „odmítnuto“, se příště neozve.
Potvrzení a zálohy
Chcete-li zálohu, rezervace čeká se štítkem Čeká na zálohu, dokud ji host nezaplatí kartou. Při automatickém potvrzení se po zaplacení potvrdí sama. Při ručním potvrzování čeká po zaplacení ještě na vás a lhůta na potvrzení se počítá znovu od zaplacení.
Když host zálohu nezaplatí ve lhůtě Zaplatit do, rezervace propadne, i když jste ji mezitím potvrdili. Když rezervaci se zaplacenou zálohou odmítnete nebo propadne, záloha se hostovi vrací vždy.
Rezervace z jiných aplikací
Stejné pravidlo platí pro rezervace, které přicházejí přes API v2 z připojené aplikace nebo rezervační platformy. Když potvrzujete ručně nebo chcete zálohu, čekají na potvrzení stejně jako rezervace z vaší online stránky. Více v článku Rezervace přes API v2 pro partnery.
Co udělat teď
- Zkontrolujte, že kapacita stolů a doby u stolu odpovídají skutečnosti. Bez toho automatické potvrzení nedává smysl.
- Zvolte způsob potvrzení. Při ručním nastavte lhůtu podle toho, jak často se do Knihy rezervací díváte.
- Rozhodněte, kdo na směně potvrzuje, a dejte mu oprávnění Rezervace.
- Udělejte zkušební rezervaci a projděte, co host dostane e-mailem.
Stavy rezervací a pole části Online popisuje kapitola Online rezervace pro hosty.