Začátek měsíce v restauraci často vypadá stejně: hledání faktur v e-mailech, focení účtenek, export z pokladny, který účetní neumí načíst, a několik telefonátů kvůli tomu, co ještě chybí. Tento návod ukazuje, jak v ProfiRESTu připravit účetní všechno za měsíc najednou, poslat jí odkaz, ze kterého si podklady stáhne bez přihlášení, a jak se vyhnout duplicitám v Pohodě.
Co účetní za měsíc potřebuje
Obecně chce účetní od provozovny čtyři okruhy dokladů: tržby, vystavené faktury, přijaté faktury a pohyby hotovosti. ProfiREST je skládá z dat, která už v systému máte:
| Okruh | Odkud se vezme | V jaké podobě |
|---|---|---|
| Tržby z účtenek | Objednávky z pokladny, kuchyně a e-shopu | XML pro Pohodu podle vašeho nastavení agend a předkontací, k tomu Excel ke kontrole |
| Vystavené faktury | Objednávky zaplacené fakturou, které vystavil ProfiREST | |
| Přijaté faktury | Faktury od dodavatelů s DUZP v měsíci | XML a Excel, k tomu skeny a PDF od dodavatelů |
| Pokladní kniha | Pohyby hotovosti | XML a Excel, jen když má kniha zapsaný počáteční stav |
Balík podkladů jedním kliknutím
V administraci v sekci Účetnictví otevřete Podklady pro účetní a vyberte měsíc; výchozí je minulý. Stránka ukáže, co balík bude obsahovat a kolik toho je:
- doklady za účtenky pro Pohodu, stejné jako export do Pohody za celý měsíc, a Excel ke kontrole,
- přijaté faktury pro Pohodu v XML a Excelu,
- pokladní knihu pro Pohodu,
- PDF faktur, které v měsíci vystavil ProfiREST,
- přílohy přijatých faktur pojmenované číslem faktury a dodavatelem, nejvýš 25 MB,
- souhrn měsíce, který se otevře v prohlížeči a jde vytisknout: prodej s DPH, DPH po sazbách, náklady, seznam vystavených faktur se stavem úhrady a přijatých faktur s rozpisem DPH,
- soubor s obsahem balíku.
Balík se skládá vždy čerstvě v okamžiku stažení. Když něco doplníte, stačí ho stáhnout nebo poslat znovu.
Odkaz bez přihlášení, nebo ZIP
Vyplníte e-mail účetní, případně vzkaz, a klepnete na Poslat odkaz e-mailem. Účetní přijde odkaz, ze kterého si stáhne ZIP bez přihlášení do administrace. Pravidla odkazu:
- platí 14 dní a pokaždé dá aktuální data,
- tlačítko Prodloužit platnost přidá dalších 14 dní, tlačítko Zrušit odkaz ho zneplatní hned,
- z jednoho odkazu jde balík stáhnout nejvýš 20krát a z provozovny odejde nejvýš 10 e-mailů s podklady denně,
- stránka si pamatuje, kdy a komu odkaz odešel a kolikrát se balík stáhl.
Když chcete odkaz poslat jinou cestou, třeba přes chat, použijte Jen vytvořit odkaz a zkopírujte ho. Pokud účetní chce podklady datovou schránkou nebo přes vlastní úložiště, stáhněte balík jako ZIP a pošlete ho sami. Soubory jsou ve složce pojmenované měsícem.
S odkazem zacházejte jako s heslem
Odkaz stáhne podklady komukoli, kdo ho má, včetně údajů odběratelů. Posílejte ho jen účetní. Když unikne, zrušte ho a pošlete nový.
Kdy stránka upozorní, že něco chybí
Podklady jsou jen tak dobré, jak úplná jsou data. Stránka Podklady nahoře napíše, když něco chybí: nezapsaná faktura, nepřiřazená platba z banky nebo pokladní kniha bez počátečního stavu. Další upozornění dává Přehled účetnictví v části Co teď:
- od 1. do 15. dne v měsíci úkol Podklady za minulý měsíc pro účetní, který zmizí, jakmile odkaz odešlete,
- přijaté faktury, které ještě nejsou v Pohodě, s tlačítkem na export jen nových a změněných,
- objednávky zaplacené fakturou, které čekají na vystavení, a faktury bez odběratele,
- vystavené a přijaté faktury po splatnosti.
Naléhavé úkoly jsou vidět i na nástěnce. Přehled účetnictví navíc ukazuje měsíc v číslech: prodej s DPH, náklady z přijatých faktur a u plátce DPH orientační DPH k odvodu. Je to orientační údaj pro vás; přiznání sestavuje účetní.
Pohoda, Money S3, nebo Excel
Na stránkách Pohoda a Money S3 má každý program vlastní nastavení i vlastní odkaz pro stahování. Účetní exporty vyžadují licenci, která je obsahuje; v ceníku jsou od tarifu Master.
- Pohoda umí víc: agendu podle formy úhrady, členění DPH a předkontace, pokladní knihu, obědy zaměstnanců zvlášť a stejná data v Excelu. Účetní si může doklady stahovat i sama odkazem pro automatický import.
- Money S3 dostane XML s vydanými fakturami, prodejkami, nebo souhrnnými doklady za uzávěrky, s mapováním plateb na vaše texty.
- Excel slouží ke kontrole a pro účetní, které XML nenačítají. Stejná data jako XML jsou u Pohody i v Excelu.
Zkratky členění DPH, předkontací a forem úhrady si domluvte s účetní, aby je měla v Pohodě založené stejně. Před ostrým provozem stáhněte krátké období a nechte ho naimportovat nanečisto. Doklady už naimportované s jiným nastavením se samy neopraví.
Pozor na duplicity. Když Pohoda při importu hlásí duplicitní doklady, účetní pravděpodobně importuje jak balík, tak odkaz pro automatický import. Domluvte se na jedné cestě. Účetní, která používá automatický import, z balíku využije hlavně PDF faktur, přílohy a souhrn. U přijatých faktur si ProfiREST pamatuje, které už v Pohodě jsou, a export jen nových a změněných pošle právě ty.
Vystavené faktury: kdo je vystavuje
Když host v pokladně platí na fakturu, vznikne objednávka s formou úhrady Fakturou. Samotný doklad pro odběratele může podle Nastavení faktur vystavit buď účetní ve svém programu, nebo ProfiREST. V prvním případě účetní fakturu vystaví třeba z exportu do Pohody a vy k objednávce jen doplníte číslo, pod kterým ji vystavila. Ve druhém dostane faktura číslo z vaší číselné řady a vznikne PDF s dodavatelem, odběratelem, položkami účtu, rozpisem DPH a QR platbou, které pošlete odběrateli e-mailem.
Ať fakturu vystavuje kdokoli, úhrady zapisujete v ProfiRESTu a stránka ukazuje, kolik peněz na fakturách čeká a co je po splatnosti. Každé ráno může majiteli přijít e-mail s fakturami po splatnosti. Pro účetní je důležité hlavně to, aby se faktura neobjevila dvakrát: jednou z vašeho exportu a podruhé z jejího programu. Způsob proto zvolte jednou a nechte ho.
Měsíční rutina
- Během měsíce zapisujte přijaté faktury. Stačí nahrát PDF nebo fotku a údaje faktury se vyčtou. Vždy zkontrolujte částky a data.
- Zapisujte úhrady. Ručně, nebo z výpisu banky, kde se odchozí platba spáruje s fakturou podle variabilního symbolu a částky.
- Vystavte faktury za objednávky zaplacené fakturou, pokud je vystavuje ProfiREST.
- Po skončení měsíce otevřete Podklady, zkontrolujte upozornění nahoře a pošlete odkaz.
- Když po odeslání ještě něco doplníte, stačí účetní říct, ať odkaz otevře znovu; dává vždy aktuální data.
Podklady se skládají pro provozovnu vybranou v administraci, takže účet s více provozovnami posílá balík za každou zvlášť. Souhrn DPH za celou firmu ukáže Přehled účetnictví v přepínači Celý účet. Měsíční přehled provozovny v PDF navíc chodí 1. dne v měsíci i na e-mail účetní, když ho v Podkladech máte vyplněný.
Podrobnosti najdete v kapitolách Podklady pro účetní a Přehled účetnictví. Napojení na účetní programy popisují stránky Pohoda a Money S3.