Onemocní herec, kapela zruší turné, v sále praskne topení. Zrušené představení je stres i bez papírování a hosté se ptají hned. Tento návod ukazuje, co v ProfiRESTu udělat a v jakém pořadí: kdy představení raději přesunout, jak ho zrušit, jak vrátit peníze a co se stane se zálohou z kreditu.
Nejdřív se rozhodněte: zrušit, nebo přesunout
Když se představení jen odkládá na jiný den nebo čas, nerušte ho. V Dalších možnostech detailu představení je Přesunout termín. Zadáte nový začátek, který musí být v budoucnu, a nepovinně důvod pro kupující.
- Začátek, konec, otevření sálu a konec prodeje se posunou o stejný rozdíl. Začátek prodeje a vlny předprodeje zůstanou, po přesunu je proto zkontrolujte.
- Prodané vstupenky platí dál a kódy se nemění. Čtečka je u vchodu pustí na nový termín.
- Kupující dostanou e-mail Změna termínu s novým i původním datem, důvodem a znovu se vstupenkami v PDF a souborem do kalendáře.
- V e-shopu má představení štítek „Přesunuto z“ s původním datem a vyhledávače dostanou informaci, že se akce přesunula.
Komu nový termín nevyhovuje, ozve se vám a vstupenky mu vrátíte jednotlivě v Prodejích. Přesun bývá jednodušší pro obě strany: peníze vracíte jen těm, kterým se nový termín nehodí.
Když ještě nevíte, jestli se bude rušit, nebo přesouvat, nejdřív pozastavte prodej. Představení zmizí z e-shopu, prodané vstupenky dál platí a záloha zůstává. Nikdo si mezitím nekoupí vstupenku na termín, který se možná neuskuteční.
Jak představení zrušit
Než začnete, stáhněte si v Prodejích seznam hostů do Excelu. Máte tak po ruce, kdo koupil kolik vstupenek a s jakým e-mailem, kdyby se někdo ozval telefonem.
- V detailu představení otevřete Další možnosti a zvolte Zrušit představení. Stránka napíše, kolik vstupenek a nákupů se vrátí.
- Napište důvod. Kupující ho uvidí v e-mailu, proto ho pište srozumitelně a bez interních zkratek.
- Zvolte, jestli se kupujícím vrací i manipulační poplatky.
- Potvrďte. Všechny platné vstupenky se vrátí, u každého nákupu vznikne vrácení peněz, kupující dostanou e-mail a záloha z kreditu se vyúčtuje.
Text e-mailu o zrušení upravíte v nastavení vstupenek. Stojí za to ho připravit dřív, než ho budete potřebovat; ve chvíli zrušení na ladění textu není čas.
Co se stane se zálohou a poplatky
Při spuštění prodeje se z kreditu strhla záloha za vyprodaný sál. Zrušením se vyúčtuje hned a nevyužitá část se vrátí na kredit. Za vstupenky, které se už prodaly, se provize ProfiRESTu ani manipulační poplatek nevrací, ani když vstupenky vrátíte. Totéž platí pro vstupenky zdarma, u kterých se poplatek strhl už při vystavení.
Z toho plyne rozhodnutí ve třetím kroku. Manipulační poplatek zaplatil zákazník a přišel na váš účet spolu s cenou vstupenky. Když ho kupujícím vrátíte, zaplatíte ho ze svého; když ne, dostanou zpět jen cenu vstupenek. Pokud představení rušíte ze své strany, je vrácení celé částky vůči hostům férovější.
Vrácení peněz krok za krokem
Všechna vrácení najdete na jednom místě: Vstupenky › Vrácení peněz v levém menu. V detailu zrušeného představení navíc uvidíte, jak vracení postupuje, například „potvrzeno 12 z 87, zbývá 75“, a odkaz rovnou na vrácení tohoto představení.
Teya vracení peněz přes rozhraní nenabízí, proto platby vracíte sami v portálu Teya:
- U každého vrácení je kupující, odkaz na nákup, částka, číslo objednávky, pod kterým platbu najdete v portálu Teya, den platby a u nových plateb i autorizační kód.
- V portálu Teya platbu najděte a vraťte uvedenou částku.
- V administraci klikněte u vrácení na Vráceno. Víc najednou označíte zaškrtnutím a tlačítkem Označit vybrané jako vrácené; potvrzovací okno ukáže počet a součet.
- Vrácení se přesune mezi vyřízená a zapíše se, kdo a kdy ho potvrdil. Dokud ho nepotvrdíte, zůstává v Čekajících.
Export CSV stáhne zobrazená vrácení i s číslem objednávky a autorizačním kódem. Hodí se jako seznam, podle kterého v portálu Teya postupujete, a ke kontrole proti výpisu.
| Jak kupující platil | Co udělat |
|---|---|
| Kartou přes Teyu v e-shopu | Vrátit v portálu Teya a potvrdit v administraci. |
| Kartou přes GoPay (starší e-shopy) | Vrácení proběhne samo. Když se nepovede, zkusíte ho znovu tlačítkem, nebo ho vrátíte v portálu GoPay a potvrdíte ručně. |
| Částečně dárkovým voucherem | Část zaplacenou voucherem vrátíte po dohodě se zákazníkem a vrácení potvrdíte stejně. |
| U vchodu, v hotovosti nebo kartou | Peníze vrátíte zákazníkovi sami a vrácení potvrdíte. |
| Vstupenka zdarma | Nic se nevrací, nic se neplatilo. |
Naplánujte si čas na vracení
Vracení přes Teyu děláte ručně, takže u velkého sálu zabere nějaký čas. Pusťte se do něj hned po zrušení, otevřete si export CSV a postupujte po představeních. Zákazník, který vidí peníze zpátky rychle, se příště vrátí.
Komunikace s hosty
E-mail o zrušení odejde kupujícím sám, s vaším důvodem. Funkce Napsat kupujícím u zrušeného představení není, kupující už zprávu dostali. Na svém webu, sociálních sítích a u pokladny sálu ale zrušení oznamte i tak: ne každý čte e-maily hned a někdo mohl vstupenku dostat od kamaráda. Napište, do kdy peníze vrátíte, a tu lhůtu dodržte.
Když chcete hostům nabídnout náhradní představení, založte ho jako nové a pošlete na něj odkaz na svých kanálech. Původní vstupenky po zrušení neplatí, čtečka je odmítne jako vrácené.
Účetnictví
Zaplacený nákup vstupenek je v systému i jako objednávka z e-shopu s řádky Vstupenka a Manipulační poplatek. Vrácení vstupenek tuto objednávku samo nestornuje. Storno vrácených vstupenek udělejte po uzávěrce v detailu objednávky v Seznamu objednávek. Jak storno zapsat a co s vrácenými poplatky, si ověřte s účetní.
Shrnutí: co udělat teď
- Rozhodněte, jestli jde o přesun, nebo zrušení.
- Zrušte představení s jasným důvodem a rozhodněte o vrácení poplatků.
- Oznamte zrušení i na webu a sociálních sítích.
- Projděte frontu vrácení, vraťte platby v portálu Teya a potvrďte je.
- Po uzávěrce stornujte objednávky a domluvte se s účetní.
Podrobnosti najdete v kapitolách Vstupenky na představení a Platební brány. Jak funguje prodej vstupenek celkově, popisuje stránka Vstupenky, platby kartou stránka Teya.