Vyprodaný sál je dobrá zpráva, dokud vám nezačnou psát lidé, kteří vstupenku nesehnali. A pak přijde opačná situace: host onemocní, chce peníze zpět, nebo se celé představení ruší. Tento návod popisuje, jak v ProfiRESTu funguje čekací listina na vyprodané představení, jak vrátit jednotlivé vstupenky, jak postupovat při zrušení akce a jak se vrácení peněz přes platební bránu Teya dotáhne do konce.
Čekací listina na vyprodané představení
Když je představení vyprodané, host v e-shopu nechá e-mail a počet vstupenek, které by chtěl. Nic nastavovat nemusíte, listina se nabídne sama. Jak listina funguje:
- Místa se uvolní, když někdo vstupenky vrátí, nedokončí platbu, nebo když přidáte místa, třeba odblokováním rezervy.
- E-shop pak zájemcům podle pořadí zápisu pošle jednou e-mail s odkazem na výběr míst. Zprávu dostane tolik zájemců, kolik uvolněná místa pokryjí.
- Další v pořadí ji dostanou nejdřív za 30 minut, když jsou místa pořád volná.
- Místa se nikomu nedrží. Kdo vybere dřív, ten je má.
- Den po představení se e-maily z listiny smažou.
V detailu představení vidíte, kolik zájemců čeká a kolik chtějí vstupenek; seznam e-mailů je dole v Prodejích. Když čeká hodně lidí, je to signál pro další termín. Tlačítko Další termín zkopíruje představení i s ceníkem a vlnami na jiné datum. Na sociálních sítích pak stačí napsat, že je vyprodáno a že se lidé mohou zapsat na čekací listinu přímo v e-shopu; dotazy ve zprávách a e-mailech tím většinou utichnou.
Vrácení jednotlivých vstupenek
Host napíše, že nemůže přijít. Jestli vstupenku vezmete zpět, je vaše rozhodnutí a patří do obchodních podmínek. Pokud ano, postup je tento:
- V Prodejích najděte nákup podle jména, e-mailu, telefonu nebo kódu vstupenky.
- V detailu nákupu zaškrtněte vstupenky, které se vracejí. Když nic nezaškrtnete, vrátí se všechny platné.
- Klikněte na Vrátit vybrané vstupenky a zvolte, jestli se místa vrátí do prodeje, nebo zablokují, a jestli host dostane zpět i manipulační poplatek.
Vrácená vstupenka u vchodu neprojde. Uvolněná místa může hned nabídnout čekací listina. Vrácením v ProfiRESTu ale vznikne teprve úkol vrátit peníze. Ten dokončíte ve frontě vrácení.
Fronta vrácení peněz a portál Teya
Všechna vrácení najdete na jednom místě: Vstupenky, Vrácení peněz v levém menu. Když něco čeká, upozorní na to i přehled Vstupenek větou s počtem a částkou. Fronta má dva pohledy: Čekající a Vše za 90 dní, a lze ji zúžit na jedno představení.
U každého vrácení je kupující, odkaz na nákup, částka (s poznámkou, když se vrací i poplatek), důvod a stav. U plateb přes Teyu i číslo objednávky, pod kterým platbu najdete v portálu Teya, den platby a u novějších plateb autorizační kód.
Teya vracení peněz přes rozhraní nenabízí, proto peníze vracíte sami:
- V portálu Teya najděte platbu podle čísla objednávky z fronty a vraťte uvedenou částku.
- V ProfiRESTu u vrácení klikněte na Vráceno. Víc najednou: zaškrtněte je, nebo rovnou celé představení, a klikněte na Označit vybrané jako vrácené. Potvrzovací okno ukáže počet a součet.
- Vrácení se přesune mezi vyřízená a zapíše se, kdo a kdy ho potvrdil.
Tlačítko Export CSV stáhne právě zobrazená vrácení s datem, představením, kupujícím, částkou, číslem objednávky a autorizačním kódem. Hodí se jako pracovní seznam v portálu Teya i pro kontrolu proti výpisu. Starší e-shopy s bránou GoPay vracejí peníze samy; když se to nepovede, je u vrácení tlačítko Zkusit znovu.
Vráceno potvrzujte až po skutečném vrácení
Tlačítko Vráceno peníze nikam neposílá, jen zapíše, že jste je vrátili. Potvrzujte ho až ve chvíli, kdy je vrácení v portálu Teya hotové, jinak fronta přestane ukazovat, co ještě dlužíte.
Zrušení představení
Když se akce ruší úplně, použijte Zrušit představení v Dalších možnostech detailu. Dialog nejdřív napíše, kolik vstupenek a nákupů se vrátí. Vyplníte důvod, který kupující uvidí v e-mailu, a zvolíte, jestli se vrací i manipulační poplatky. Pak:
- všechny platné vstupenky se vrátí a u každého nákupu vznikne vrácení peněz ve frontě,
- kupující dostanou e-mail o zrušení; jeho text si upravíte v nastavení vstupenek,
- záloha z kreditu se hned vyúčtuje.
V detailu zrušeného představení pak vidíte, jak vracení postupuje, třeba „potvrzeno 12 z 87“ i se zbývající částkou, a odkaz rovnou do fronty vrácení tohoto představení. Tam postupujete stejně jako výše: vrátit v portálu Teya, potvrdit hromadně.
K penězům ProfiRESTu: provize a manipulační poplatek za vstupenky, které se prodaly, se při zrušení ani při vrácení nevracejí. Nevyužitá část zálohy za neprodaná místa se vrátí na kredit.
Přesun místo zrušení
Když se představení jen odkládá, nerušte ho a použijte Přesunout termín. Prodané vstupenky platí dál, kódy se nemění a kupující dostanou e-mail se změnou termínu, původním i novým datem a vstupenkami v PDF. Vracet peníze budete jen těm, kterým nový termín nevyhovuje a ozvou se vám. Ušetříte práci sobě i hostům a o tržbu nepřijdete.
| Situace | Co použít |
|---|---|
| Host nemůže přijít | Vrátit vybrané vstupenky v detailu nákupu, místa zpět do prodeje. |
| Vyprodáno a lidé píšou | Čekací listina, případně Další termín. |
| Představení se odkládá | Přesunout termín; vracet jen na žádost. |
| Představení se ruší | Zrušit představení, pak vrátit v portálu Teya a potvrdit hromadně. |
Účetnictví a zvláštní případy
- Vrácení samo objednávku v Objednávkách nestornuje. Storno vrácených vstupenek udělejte po uzávěrce v detailu objednávky.
- Platil-li host část dárkovým voucherem, vraťte mu tuto část po dohodě a vrácení potvrďte stejně.
- Když host zaplatil až po vypršení držení míst a ta mezitím koupil někdo jiný, nákup svítí v Prodejích červeně. Peníze mu vraťte tlačítkem Vrátit celou platbu.
- Vrácení vstupenek nevrací použití slevové akce; do jejího limitu se dál počítá.
Co udělat teď
Doplňte do obchodních podmínek e-shopu, za jakých podmínek vstupenky vracíte, a ověřte si přístup do portálu Teya dřív, než ho budete potřebovat. Postupy podrobně popisuje kapitola Vstupenky na představení, nastavení brány kapitola Platební brány. O napojení na Teyu je stránka Teya, přehled řady stránka Vstupenky.