Sešit u baru je v mnoha restauracích pořád hlavní rezervační systém. Nic nestojí, nepotřebuje elektřinu a umí s ním každý. Problém nastane ve chvíli, kdy rezervací přibude, zapisuje je víc lidí a hosté chtějí rezervovat i mimo otevírací dobu. Srovnání ukazuje, v čem sešit stačí, kde začne stát peníze a co místo něj nabízí rezervační systém ProfiRESTu.
Jak sešit funguje a kde selhává
Sešit funguje díky jednomu člověku, který ho vede a má v hlavě, kolik se vejde do sálu, které stoly jdou sesunout a kdo sedí dlouho. Dokud rezervace zapisuje on, sedí to. Obvyklé chyby přicházejí s druhým a třetím člověkem u telefonu:
- dva lidé slíbí stejný stůl, protože jeden zapsal rezervaci na papírek a do sešitu ji přepsal až večer;
- nikdo nepočítá, kdy se stůl uvolní, a druhá rezervace na stejný stůl přijde o půl hodiny dřív, než první hosté dojedí;
- v sobotu v sedm přijde celá restaurace najednou a kuchyně nestíhá;
- host nepřijde a nikdo neví, jestli už se to stalo dřív;
- host chce rezervovat v deset večer, telefon nikdo nebere a host zkusí jiný podnik.
Kapacita: hlava provozního proti serveru
V rezervačním systému ProfiRESTu má každý stůl rozmezí osob od – do, stoly jdou spojovat ve skupinách (nejvýš tři) a doba u stolu se počítá podle počtu osob, výchozí 90 minut pro dvojici, 120 pro čtveřici a 150 pro větší skupinu, plus úklid po odchodu. Systém nabídne jen volné časy a stůl vybere sám: nejmenší volný, ke kterému se skupina vejde.
O kapacitě rozhoduje vždy server. Když dva lidé chtějí stejný stůl ve stejnou chvíli, dostane ho jen ten první. Nezáleží na tom, jestli rezervaci zapisuje obsluha u telefonu, nebo host online. Navíc jde nastavit tempo příchodů: kolik hostů smí přijít v jednom časovém kroku, aby kuchyně stíhala. Obsluha může kapacitu po varování vědomě přepsat tlačítkem Přesto uložit; to sešit umí taky, jen bez varování.
Online rezervace a telefon v jedné knize
Sešit přijímá rezervace jen tehdy, když někdo zvedne telefon. Rezervační systém má stránku rezervací, kterou dáte na Facebook, Instagram nebo do profilu na Googlu, a formulář, který vložíte na vlastní web. Host vybere počet osob, den a volný čas a potvrzení dostane e-mailem. Online i telefonické rezervace jdou do stejné Knihy rezervací.
Stránka je česky a anglicky, takže si stůl zarezervují i turisté, kteří by do telefonu česky nemluvili. Když je den plný, host si může nechat hlídat uvolnění místa a dostane e-mail, jakmile někdo zruší.
Host si navíc rezervaci sám zruší nebo přesune odkazem z e-mailu, do lhůty, kterou nastavíte. Zrušení, o kterém víte, je pro vás vždy lepší než host, který prostě nepřijde.
Nedorazivší hosté a zálohy
Se sešitem můžete hostovi zavolat den předem a připomenout se. Systém to udělá sám: připomínku e-mailem hostům z online stránky a SMS všem potvrzeným rezervacím s českým mobilním číslem (1,50 Kč za SMS z kreditu). U větších skupin nebo služeb můžete chtít zálohu kartou přes platební bránu vašeho e-shopu; vrací se nebo propadá podle storno podmínek, které nastavíte. Se sešitem by záloha znamenala převod na účet a ruční kontrolu výpisu.
Data o hostech
Systém přitom nepracuje odděleně od zbytku provozu. Stoly se berou ze stejné Mapy provozovny, kterou používá pokladna, takže stůl „Zahrádka 4“ se jmenuje stejně v Knize rezervací i na pokladně. Pohled Mapa v Knize rezervací obarví stoly podle stavu ve zvolený čas a obsluha u vstupu vidí, které stoly jsou volné a kam za hodinu přijdou rezervovaní hosté. Hosty, kteří čekají u dveří, zapíše na Čekací listinu a pošle jim SMS, až se stůl uvolní. V sešitu by to byl papírek navíc.
Ze sešitu se po roce dozvíte jen to, co v něm zbylo čitelné. Rezervační systém si pamatuje každou návštěvu. V detailu rezervace je řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení, kolikrát zrušil a štítky z dřívějších rezervací (alergie, VIP). Pohled Přehled ukáže za období počet hostů, podíl nedorazivších, podíl online rezervací, vracející se hosty a příchody podle hodiny. Rezervace jde stáhnout jako tabulku pro Excel.
Srovnání v tabulce
| Oblast | Sešit | Rezervační systém ProfiREST |
|---|---|---|
| Kapacita stolů | V hlavě provozního | Osob od – do, spojování stolů, hlídá server |
| Doba obsazení | Odhad | Podle počtu osob, s úklidem po odchodu |
| Tempo příchodů | Nehlídá se | Limit hostů v jednom časovém kroku |
| Rezervace mimo otevírací dobu | Ne | Online stránka a formulář na webu |
| Zrušení hostem | Jen telefonem | Odkazem z e-mailu, do nastavené lhůty |
| Připomínka | Ruční telefonát | E-mail a SMS |
| Zálohy | Převod a ruční kontrola | Kartou přes bránu e-shopu, vrácení podle pravidel |
| Historie hosta | Ne | Přišel, nepřišel, zrušil, štítky |
| Přehled za měsíc | Ruční počítání | Pohled Přehled a export pro Excel |
| Cena | Cena sešitu | Doplněk licence, cena v administraci; SMS z kreditu |
Kdy sešit stačí
Poctivě: malé bistro s pár rezervacemi týdně, které vede jeden člověk, se sešitem vystačí. Systém se vyplatí, když platí aspoň jedno z tohoto:
- rezervace zapisuje víc lidí, nebo máte víc provozoven;
- v silné večery odmítáte hosty a zároveň vám někdo nepřijde;
- hosté se ptají, jestli jde rezervovat online;
- máte salonek nebo velké skupiny, u kterých chcete zálohu;
- chcete vědět, kolik hostů vám rezervace přivádí a kolik jich nepřichází.
Přechod bez zmatku
Nové rezervace zapisujte rovnou do Knihy rezervací a ty, které už máte v sešitu, do ní během pár dní přepište. Stálé stoly, třeba každý pátek, založíte najednou volbou Opakovat. Sešit nechte ležet ještě týden jako zálohu, pak ho uklidte, ať se nevedou dvě knihy zároveň.
Co udělat teď
Rezervační systém je doplněk licence provozovny; zapnete ho při registraci nebo později na stránce Rezervace › Nastavení a cenu vidíte v administraci dřív, než ho zapnete. Stoly se berou z Mapy provozovny, kterou obsahuje licence od tarifu Master. Jak systém nastavit, popisuje kapitola Rezervace stolů a služeb, přehled řady stránka Rezervace a proti nedorazivším hostům článek No-show: jak mu předcházet.
Srovnání připravil ProfiREST z veřejně dostupných ceníků a webů uvedených v textu, údaje ověřeny k 5. 11. 2026. Ceny a funkce konkurence se mohou změnit. Našli jste nepřesnost? Napište na info@profirest.cz, opravíme ji.