# Rezervace v sešitě, nebo v systému: srovnání pro restaurace Sešit u baru nic nestojí a umí s ním každý. Kde přestává stačit: kapacita stolů, tempo příchodů, rezervace mimo otevírací dobu, nedorazivší hosté, zálohy a data o hostech. Srovnání přístupů a kdy se systém vyplatí. Sešit u baru je v mnoha restauracích pořád hlavní rezervační systém. Nic nestojí, nepotřebuje elektřinu a umí s ním každý. Problém nastane ve chvíli, kdy rezervací přibude, zapisuje je víc lidí a hosté chtějí rezervovat i mimo otevírací dobu. Srovnání ukazuje, v čem sešit stačí, kde začne stát peníze a co místo něj nabízí rezervační systém ProfiRESTu. ## Jak sešit funguje a kde selhává Sešit funguje díky jednomu člověku, který ho vede a má v hlavě, kolik se vejde do sálu, které stoly jdou sesunout a kdo sedí dlouho. Dokud rezervace zapisuje on, sedí to. Obvyklé chyby přicházejí s druhým a třetím člověkem u telefonu: - dva lidé slíbí stejný stůl, protože jeden zapsal rezervaci na papírek a do sešitu ji přepsal až večer; - nikdo nepočítá, kdy se stůl uvolní, a druhá rezervace na stejný stůl přijde o půl hodiny dřív, než první hosté dojedí; - v sobotu v sedm přijde celá restaurace najednou a kuchyně nestíhá; - host nepřijde a nikdo neví, jestli už se to stalo dřív; - host chce rezervovat v deset večer, telefon nikdo nebere a host zkusí jiný podnik. ## Kapacita: hlava provozního proti serveru V rezervačním systému ProfiRESTu má každý stůl rozmezí osob od – do, stoly jdou spojovat ve skupinách (nejvýš tři) a doba u stolu se počítá podle počtu osob, výchozí 90 minut pro dvojici, 120 pro čtveřici a 150 pro větší skupinu, plus úklid po odchodu. Systém nabídne jen volné časy a stůl vybere sám: nejmenší volný, ke kterému se skupina vejde. O kapacitě rozhoduje vždy server. Když dva lidé chtějí stejný stůl ve stejnou chvíli, dostane ho jen ten první. Nezáleží na tom, jestli rezervaci zapisuje obsluha u telefonu, nebo host online. Navíc jde nastavit tempo příchodů: kolik hostů smí přijít v jednom časovém kroku, aby kuchyně stíhala. Obsluha může kapacitu po varování vědomě přepsat tlačítkem Přesto uložit; to sešit umí taky, jen bez varování. ## Online rezervace a telefon v jedné knize Sešit přijímá rezervace jen tehdy, když někdo zvedne telefon. Rezervační systém má stránku rezervací, kterou dáte na Facebook, Instagram nebo do profilu na Googlu, a formulář, který vložíte na vlastní web. Host vybere počet osob, den a volný čas a potvrzení dostane e-mailem. Online i telefonické rezervace jdou do stejné Knihy rezervací. Stránka je česky a anglicky, takže si stůl zarezervují i turisté, kteří by do telefonu česky nemluvili. Když je den plný, host si může nechat hlídat uvolnění místa a dostane e-mail, jakmile někdo zruší. Host si navíc rezervaci sám zruší nebo přesune odkazem z e-mailu, do lhůty, kterou nastavíte. Zrušení, o kterém víte, je pro vás vždy lepší než host, který prostě nepřijde. ## Nedorazivší hosté a zálohy Se sešitem můžete hostovi zavolat den předem a připomenout se. Systém to udělá sám: připomínku e-mailem hostům z online stránky a SMS všem potvrzeným rezervacím s českým mobilním číslem (1,50 Kč za SMS z kreditu). U větších skupin nebo služeb můžete chtít zálohu kartou přes platební bránu vašeho e-shopu; vrací se nebo propadá podle storno podmínek, které nastavíte. Se sešitem by záloha znamenala převod na účet a ruční kontrolu výpisu. ## Data o hostech Systém přitom nepracuje odděleně od zbytku provozu. Stoly se berou ze stejné Mapy provozovny, kterou používá pokladna, takže stůl „Zahrádka 4“ se jmenuje stejně v Knize rezervací i na pokladně. Pohled Mapa v Knize rezervací obarví stoly podle stavu ve zvolený čas a obsluha u vstupu vidí, které stoly jsou volné a kam za hodinu přijdou rezervovaní hosté. Hosty, kteří čekají u dveří, zapíše na Čekací listinu a pošle jim SMS, až se stůl uvolní. V sešitu by to byl papírek navíc. Ze sešitu se po roce dozvíte jen to, co v něm zbylo čitelné. Rezervační systém si pamatuje každou návštěvu. V detailu rezervace je řádek Dříve: kolikrát host přišel, kolikrát nepřišel bez zrušení, kolikrát zrušil a štítky z dřívějších rezervací (alergie, VIP). Pohled Přehled ukáže za období počet hostů, podíl nedorazivších, podíl online rezervací, vracející se hosty a příchody podle hodiny. Rezervace jde stáhnout jako tabulku pro Excel. ## Srovnání v tabulce | Oblast | Sešit | Rezervační systém ProfiREST | | Kapacita stolů | V hlavě provozního | Osob od – do, spojování stolů, hlídá server | | Doba obsazení | Odhad | Podle počtu osob, s úklidem po odchodu | | Tempo příchodů | Nehlídá se | Limit hostů v jednom časovém kroku | | Rezervace mimo otevírací dobu | Ne | Online stránka a formulář na webu | | Zrušení hostem | Jen telefonem | Odkazem z e-mailu, do nastavené lhůty | | Připomínka | Ruční telefonát | E-mail a SMS | | Zálohy | Převod a ruční kontrola | Kartou přes bránu e-shopu, vrácení podle pravidel | | Historie hosta | Ne | Přišel, nepřišel, zrušil, štítky | | Přehled za měsíc | Ruční počítání | Pohled Přehled a export pro Excel | | Cena | Cena sešitu | Doplněk licence, cena v administraci; SMS z kreditu | ## Kdy sešit stačí Poctivě: malé bistro s pár rezervacemi týdně, které vede jeden člověk, se sešitem vystačí. Systém se vyplatí, když platí aspoň jedno z tohoto: - rezervace zapisuje víc lidí, nebo máte víc provozoven; - v silné večery odmítáte hosty a zároveň vám někdo nepřijde; - hosté se ptají, jestli jde rezervovat online; - máte salonek nebo velké skupiny, u kterých chcete zálohu; - chcete vědět, kolik hostů vám rezervace přivádí a kolik jich nepřichází. ### Přechod bez zmatku Nové rezervace zapisujte rovnou do Knihy rezervací a ty, které už máte v sešitu, do ní během pár dní přepište. Stálé stoly, třeba každý pátek, založíte najednou volbou Opakovat. Sešit nechte ležet ještě týden jako zálohu, pak ho uklidte, ať se nevedou dvě knihy zároveň. ## Co udělat teď Rezervační systém je doplněk licence provozovny; zapnete ho při registraci nebo později na stránce Rezervace › Nastavení a cenu vidíte v administraci dřív, než ho zapnete. Stoly se berou z Mapy provozovny, kterou obsahuje licence od tarifu Master. Jak systém nastavit, popisuje kapitola [Rezervace stolů a služeb](https://www.mujprofirest.cz/help/rezervace/uvod), přehled řady stránka [Rezervace](https://www.mujprofirest.cz/reseni/rezervace) a proti nedorazivším hostům článek [No-show: jak mu předcházet](https://www.mujprofirest.cz/clanky/no-show-jak-mu-predchazet). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/rezervace-v-sesite-vs-v-systemu (ProfiREST, 2026-11-05)