Hotel nebo penzion s restaurací si může vybrat ze dvou cest. Buď recepční program pro pokoje a vedle něj samostatnou pokladnu pro restauraci a bar, nebo jeden systém, který zvládne obojí. Oddělené programy bývají v každé části do hloubky propracované, jeden systém zase odstraní přepisování mezi nimi. Tento článek srovnává oba přístupy obecně, bez jmen konkrétních produktů, a ukazuje, pro koho se hodí který.
Dva přístupy vedle sebe
| Oblast | Jeden systém | Recepční program a pokladna zvlášť |
|---|---|---|
| Útrata na pokoj | Pokladna ji zapíše rovnou na účet pokoje. | Přenáší se propojením mezi programy, pokud existuje, jinak ručně. |
| Ceník a sortiment | Jeden, spravuje se na jednom místě. | Část položek bývá v obou programech a musí se udržovat dvakrát. |
| Sklad | Jedna evidence pro kuchyň i bar. | Obvykle jen v pokladně nebo v dalším programu. |
| Zaměstnanci a směny | Jedna karta, jeden PIN, jeden plánovač. | Dva seznamy lidí a dvě sady přístupů. |
| Uzávěrka | Platby za pobyt i útrata procházejí stejnou pokladnou. | Dvě, dohromady je dává majitel nebo účetní. |
| Podklady pro účetní | Z jednoho místa. | Ze dvou exportů, často v jiném formátu. |
| Evidence tržeb | Jedno nastavení pro všechna místa prodeje. | Každý program řeší evidenci po svém. |
| Podpora | Jeden dodavatel odpovídá za celé číslo. | Při nesouladu ukazuje každý na toho druhého. |
| Hloubka funkcí | Záleží na tom, co systém v každé části umí. | Každý program bývá ve své části specializovanější. |
Kde se oddělené programy vyplatí
Oddělené programy nejsou chyba. Dávají smysl hlavně tam, kde je ubytování hlavní činností a restaurace doplňkem:
- Větší hotely s prodejem přes mnoho kanálů. Když ceny pokojů řídíte podle obsazenosti den po dni a prodáváte přes mnoho kanálů, hodí se specializovaný recepční program s nástroji pro řízení cen. Samotné napojení na portály má i ProfiREST, viz níže.
- Restaurace s vlastním provozovatelem. Když restauraci v hotelu provozuje jiná firma, jsou oddělené systémy přirozené, protože jde o dva podniky s vlastním účetnictvím.
- Fungující propojení. Pokud už máte recepční program a pokladnu, které spolu spolehlivě komunikují, přechod nemusí stát za to.
Rozhodující otázka zní, kolik času a chyb vás dnes stojí přenos dat mezi programy. Když skoro nic, není důvod měnit.
Kde jeden systém ušetří nejvíc
Jeden systém se vyplatí tam, kde se restaurace a ubytování prolínají v každodenním provozu:
- Penziony a menší hotely, kde jeden člověk dělá recepci i bar a nemá čas přepisovat útratu z jednoho programu do druhého.
- Provozy, kde je restaurace hlavní tržbou a ubytování doplňkem: horská chata, penzion u přehrady, hotel u dálnice.
- Ubytovny pro firmy, kde se hodně fakturuje a útrata pracovníků běží přes stejnou pokladnu.
- Majitelé, kteří chtějí celý dům v jedné administraci bez skládání čísel ze dvou programů.
Úspora není jen v licencích. Hlavně odpadne čas, který někdo každý den tráví přepisováním, a chyby, které při tom vznikají. A když čísla nesouhlasí, hledáte příčinu na jednom místě, ne ve dvou programech a v tabulce, kterou mezi nimi někdo ručně vede.
Na co se ptát při výběru
Ať zvolíte kteroukoli cestu, tyto otázky položte každému dodavateli:
- Jak se útrata z restaurace dostane na účet pokoje? Automaticky, nebo ji někdo přepisuje?
- Kolik uzávěrek budete mít za den a jak se sčítají?
- Kdo eviduje tržby od 1. 1. 2027 a co se stane při výpadku internetu?
- V jakém formátu dostane podklady účetní a kolik exportů to bude?
- Kolik stojí každé další zařízení, pokladna, telefon číšníka?
- Kdo vám pomůže, když čísla nesouhlasí, a kdy je podpora k dispozici?
- Napojí se systém na rezervační portály, přes které prodáváte pokoje?
- Jak dlouho trvá zaškolit recepční a nového číšníka?
Odpovědi si zapište do jedné tabulky, abyste mohli nabídky porovnat vedle sebe.
Spočítejte si přepisování
Týden si zapisujte, kolik minut denně někdo přenáší data mezi programy: útrata na pokoje, uzávěrky, sklad, docházka. Vynásobte to hodinovou mzdou a počtem dní v roce. Číslo bývá vyšší, než se čeká.
Jak to řeší ProfiREST
ProfiREST jde cestou jednoho systému. Řada Ubytování spojuje recepci, pokoje a účet hosta s restaurací, barem a pokladnou:
- Plachta s pokoji a pobyty, příjezdy a odjezdy dne a stav úklidu na jedné obrazovce recepce, úkoly pro pokojské na telefonu.
- Útrata z pokladny restaurace a baru i služby jako snídaně nebo wellness na účtu pokoje; při odjezdu host zaplatí celý účet najednou, s rozpisem ubytování, restaurace a baru.
- Online rezervace pokojů s potvrzením e-mailem a zálohou kartou, která se zapíše na účet pokoje.
- Ubytování, restaurace, sklad a zaměstnanci v jedné administraci s jedním přihlášením.
- Podklady pro účetní za celý dům: Pohoda, Money S3 nebo Excel. Co přesně je v měsíčním balíku, popisuje kapitola Podklady pro účetní. Z evidence hostů vzniká domovní kniha, podklad pro poplatek z pobytu a pro ČSÚ a hlášení cizinců přes Ubyport.
- EET 2.0 ze serveru: platby markované v pokladně, včetně plateb za pobyt, eviduje server, recepce ani pokladna certifikát nepotřebují.
Booking.com, Airbnb, Expedia a další portály propojíte přes channel manager Channex. Plachta je pak jediné místo, kde obsazenost spravujete: volné pokoje a ceny odcházejí na portály samy a rezervace z portálů se samy objeví na plachtě, takže se jeden pokoj neprodá dvakrát. Účet v Channexu si zakládáte sami, postup popisuje kapitola nápovědy Ubytování. Testovací prostředí Channexu můžete používat hned, ostrý provoz se spouští po dokončení certifikace u Channexu.
Jak vypadá přechod
Přechod z oddělených programů na jeden systém se nemusí dělat najednou. Obecně se osvědčuje postup po částech, aby provoz neběžel ani den bez pokladny:
- Restaurace a bar. V ProfiRESTu nahrajete nabídku z fotky jídelního lístku nebo z PDF a jen ji zkontrolujete. Data z dosavadní pokladny přeneseme zdarma. Tablet připojíte kódem a můžete markovat.
- Lidé. Karty zaměstnanců s PINy, oprávnění podle rolí, případně docházka a plánování směn.
- Sklad. Skladové položky, první inventura a receptury u nejprodávanějších jídel.
- Ubytování. Až restaurace běží, zapnete v tarifu Profi doplněk Ubytování a založíte typy pokojů, pokoje a ceník. Teprve od té chvíle jde útrata na pokoje bez přepisování.
- Účetní. První měsíční balík podkladů pošlete po skončení prvního celého měsíce.
Starý recepční program je rozumné nechat chvíli vedle, dokud v něm neskončí rezervace, které jste do něj zapsali dřív. Nový systém tak přebírá nové pobyty a starý doběhne.
Co udělat teď
Projděte otázky výše se svým současným řešením. Pokud u víc než dvou odpovídáte „ručně“ nebo „nevím“, stojí za to zkusit jeden systém. Restauraci v ProfiRESTu můžete vyzkoušet týden zdarma bez platební karty, cenu tarifů najdete v ceníku. Ubytování je doplněk tarifu Profi za 3 % z obratu ubytování, strhávaná z kreditu při odjezdu hosta.
Srovnání připravil ProfiREST z veřejně dostupných ceníků a webů uvedených v textu, údaje ověřeny k 5. 11. 2026. Ceny a funkce konkurence se mohou změnit. Našli jste nepřesnost? Napište na info@profirest.cz, opravíme ji.