# Ubytování pro firmy: faktury, splatnost a dlouhodobé pobyty Montéři a pracovníci firem bydlí týdny, platí firma a peníze chodí na fakturu. Co si s firmou domluvit předem, proč fakturovat průběžně a jak vystavit fakturu s údaji z ARES v ProfiRESTu. Ubytovna nebo penzion, který ubytovává montéry, stavební čety a pracovníky firem, funguje jinak než hotel pro turisty. Host tu nebydlí víkend, ale týdny nebo měsíce, za ubytování platí firma a jména na pokojích se mění. Peníze přitom nepřicházejí při odjezdu, ale na fakturu se splatností. Tento průvodce shrnuje, co si s firmami domluvit, jak fakturovat dlouhé pobyty a co k tomu nabízí ProfiREST. ## Firemní host není běžný host Při ubytování pro firmy máte vždy dvě strany: firmu, která objednává a platí, a lidi, kteří na pokojích bydlí. Většina nedorozumění vzniká tím, že se neví, co platí kdo. Typické otázky, které se objeví až při první faktuře: - Platí firma jen nocleh, nebo i snídaně a večeře v restauraci? - Kdo zaplatí útratu na baru, kterou si pracovník nechal napsat na pokoj? - Platí firma za pokoj, i když v něm přes víkend nikdo nespí? - Co když pracovník odjede o týden dřív, než bylo v objednávce? - Kdo ručí za škody na pokoji? Odpovědi na tyto otázky patří do objednávky nebo rámcové dohody s firmou, ne do telefonátu v den odjezdu. ## Co si s firmou domluvit předem Následující body jsou obecná praxe ubytovatelů, kteří pracují s firmami. Podle velikosti zakázky stačí e-mail, u dlouhodobých pobytů se vyplatí písemná dohoda: | Téma | Co domluvit | | Rozsah | Jen ubytování, nebo i strava. Pokud strava, tak jaká a za kolik. | | Útrata navíc | Jestli ji platí firma, nebo pracovník sám na místě. | | Fakturační období | Týdně, za každých čtrnáct dní, nebo měsíčně. U dlouhých pobytů nikdy až na konci. | | Splatnost | Kolik dní má firma na zaplacení a co se stane, když nezaplatí. | | Záloha | U nových odběratelů a velkých zakázek záloha předem nebo platba za první období dopředu. | | Změny osob | Kdo za firmu hlásí, že se pracovník mění, a jak včas. | | Předčasný odjezd | Jestli se platí do konce objednaného období, nebo jen za skutečně strávené noci. | | Pravidla domu | Noční klid, kouření, škody, ztráta klíčů. | Na poplatek z pobytu, který vybíráte pro obec, nezapomeňte ani u firemních hostů. Jestli a v jaké výši se platí, stanoví vyhláška vaší obce; ověřte si to na obecním úřadě. V ProfiRESTu se poplatek počítá z evidence hostů a podklad pro přiznání obci najdete v Ubytování › Evidence a úřady. Ubytování zahraničních pracovníků hlásí ProfiREST cizinecké policii sám přes Ubyport. ## Dlouhé pobyty fakturujte průběžně Nejčastější chyba ubytovatelů u firemních zakázek: celý pobyt se fakturuje až na konci. Když pobyt trvá tři měsíce a firma pak zaplatí pozdě nebo vůbec nezaplatí, nesete riziko za celé tři měsíce. Průběžná fakturace to riziko dělí na menší části a po první nezaplacené faktuře víte, že je potřeba jednat. Pro průběžnou fakturaci se osvědčuje: - Pevný den, kdy faktury vystavujete, třeba vždy první pracovní den v měsíci. - Na faktuře jména a počet nocí, aby ji firma mohla rovnou zkontrolovat a schválit. - Kontrola úhrad jednou týdně, ne až když chybí peníze. - Jasné pravidlo pro neplatiče: po kolika dnech po splatnosti připomínka, kdy další ubytování jen proti platbě předem. ## Útrata pracovníků v restauraci a na baru Pracovníci, kteří u vás bydlí měsíc, jedí a pijí ve vaší restauraci každý den. Pokud firma hradí jen ubytování, je nejjednodušší, když útratu platí sami na místě. Psaní na pokoj u měsíčního pobytu znamená, že se dluh pracovníka sčítá týdny a při odjezdu ho nemusí mít z čeho zaplatit. Když firma stravu hradí, domluvte pevný rozsah: například snídaně a večeře do určité částky na osobu a den. Co je nad rámec, platí pracovník sám. Do faktury pro firmu pak patří jen dohodnutá strava, ne útrata z baru. Na pokladně to znamená dvě oddělené platby: část na fakturu firmě, zbytek hotově nebo kartou od hosta. Pokladna umí zaplatit jen vybrané položky a zbytek nechat na účtu, každá platba má vlastní účtenku a může mít jiný způsob platby. ## Faktura v ProfiRESTu V řadě [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/reseni/ubytovani) má každý pobyt účet pokoje: ubytování, poplatek z pobytu, služby a útratu, kterou pokladna restaurace nebo baru zapíše na pokoj. Firemní cenu pobytu zadáte ručně a ta se už sama nepřepočítává. Na účet zapíšete i platbu převodem nebo fakturou; účet k tisku je rozpis pro hosta, ne daňový doklad. Jak vzniká faktura z pokladny: - **Na pokladně** obsluha zvolí platbu Na fakturu a zadá IČO. Po kliknutí na Načíst se název, DIČ a adresa doplní z registru ARES, k tomu e-mail a telefon. Údaje odejdou s objednávkou na server. Podrobně v kapitole [Placení a účtenky](https://www.mujprofirest.cz/help/pokladna/platba). - **V administraci** na stránce Faktury vystavené zvolíte, kdo doklad vystavuje. Buď účetní ve svém programu, třeba z exportu do Pohody, nebo ProfiREST: přidělí číslo z vaší číselné řady, vytvoří PDF s rozpisem DPH a QR platbou a pošle ho odběrateli e-mailem. - **Splatnost** nastavíte v počtu dní a u jednotlivé faktury ji lze změnit. - **Víc faktur najednou** vystavíte tlačítkem pro zobrazené faktury, po dávkách nejvýš 25. - **Odběratele** lze v okně faktury opravit nebo doplnit, dokud faktura neodešla e-mailem. Po odeslání je to vydaný daňový doklad a opravu řeší účetní opravným dokladem. Platba na fakturu se od 1. 1. 2027 v EET 2.0 neeviduje, protože nejde o kontaktní platbu. Pokud pracovník platí útratu na místě kartou nebo hotově, eviduje ji server jako každou jinou kontaktní platbu. ## Kontrola úhrad Stránka [Faktury vystavené](https://www.mujprofirest.cz/help/administrace/faktury) ukazuje, kolik peněz na fakturách čeká a kolik z toho je po splatnosti. Když platba přijde na účet, zapíšete u faktury úhradu s datem. Rychlejší je nahrát výpis z banky: platby se s fakturami spárují podle variabilního symbolu a úhrady se zapíšou samy, u Fio banky se platby stahují automaticky. Co se nespáruje, přiřadíte ručně. Ranní e-mail jednou denně shrne vystavené faktury po splatnosti, tedy kdo dluží a kolik, za všechny provozovny účtu. Když není co hlásit, e-mail nepřijde. ### Neplatiče poznáte podle druhé faktury Firma, která nezaplatila první fakturu včas, obvykle nezaplatí včas ani druhou. Při průběžné fakturaci to zjistíte po prvním období, ne po třech měsících. Další ubytování pak nabídněte jen proti platbě předem. ## Co udělat teď Sepište si jednostránkovou dohodu pro firemní hosty: rozsah, fakturační období, splatnost, změny osob a pravidla domu. Posílejte ji s každou nabídkou. Pokud chcete fakturovat přímo z pokladny s údaji z ARES a mít přehled úhrad ve stejné administraci jako restauraci, podívejte se na řadu [Ubytování](https://www.mujprofirest.cz/reseni/ubytovani). --- Zdroj: https://www.mujprofirest.cz/clanky/ubytovna-pro-firmy-faktury-a-dlouhodobe-pobyty (ProfiREST, 2026-11-05)